Referat fra ordinær Generalforsamling i Ørby Bylaug 2024

Referat fra Generalforsamling i Ørby Bylaug 13. Maj 2024 kl 18.30

Afholdt hos Kristina, fremmødt var i alt 11 personer.

Kristina bød velkommen og havde bagt lækker kage til alle. Hun konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og gik videre til dagsordenen:
Valg af dirigent

Marlene stillede op og blev enstemmigt valgt.

Valg af referant

Anders stillede op og blev enstemmigt valgt.

Valg af stemmetæller

Marlene og Henrik stillede op og blev enstemmigt valgt.

Bestyrelsens beretning

Generalforsamlingen sidste år blev afholdt 22. maj 2023 her på adressen. Bestyrelsen skal bestå af 5 ordinære medlemmer, og evt, 2 suppleanter.
Til generalforsamling sidste år, havde vi følgende i bestyrelsen

  • Formanden – Marian
  • Næstformanden – Kristina
  • Kasser – Martin
  • Bestyrelsesmedlem – Jytte
  • Suppleant – Henrik
  • Suppleant – Anders

Vi havde sagt farvel til Morten i løbet af året hvilket havde efterladt en ledig plads. Marlene stillede op og blev valgt ind, hvorved bestyrelsen blev fuldtalligt.
Kort efter generalforsamlingen fraflyttede Marian Ørby og trådte derved ud af bestyrelsen. I august blev Kristina konstitueret formand ved bestyrelsesmøde. Derved har der været en åben plads i bestyrelsen siden da.

Fokus det sidste år

Vi har fortsat Årshjulet for fælles arrangementer med de 4  planlagte fælles arrangementer – Høstfest, Halloween, juletræsfældning, og juletræstænding

Vi har “ryddet op” i Facebookgruppen Ørby og Omegn, efter kriterier for opslag som blev udarbejdet sidste år.

Vi har fortsat dialogen med Gribskov kommune for at få bistand til at øge sikkerheden ved branddammen på Askemosevejen for børn og dyr. Vi kom med to forslag: (1) Nedlæggelse af branddammen, og (2) sikkerheden omkring branddammen forbedres, bl.a. med en stige/trappe til at komme op. Forslag (1) er ikke muligt da branddammen vurderes at være en “beskyttet sø” og derved omfattet af naturbeskyttelseloven. Ligeledes er forslag (2) ikke en mulighed pga samme naturbeskyttelsesloven. Det er i øvrigt blevet afklaret at “Gribskov kommune desværre ikke kan tilbyde at betale eller udfører opgaven.”  Derved har bestyrelsen undersøgt forfaldende muligheder, og er der et ønske i Bylauget om at gå videre med sagen, så skal en arbejdsgruppe med henblik på dette nedsættes.

Vi har fundet og installeret et fælles bogskab, som allerede flittigt bruges.

Ikke haft kræfter til

Vi har ikke fortsat kunne indgå i fælleskab for lokalforeningsrådet. Det betyder at vi således ikke har kunne holde os orienteret om hvad der er i pipeline og hvad der aktuelt foregår.

Vi har ikke kunne opdaterer og vedligeholde Ørby Bylaugs hjemmeside som ønsket, bl.a. med referatet fra alle bestyrelsesmøder, m.m.

Vi må konstaterer at med så få kræfter i bestyrelsen, er vi sårbare når andre ting i vores private eller arbejdsliv kommer op.

Erfaringer det sidste år

Inden sidste års generalforsamling havde vi udsendt en brugerundersøgelser, omkring den fremtidige berettigelse af Ørby Bylaug. Den viste bl.a.:

  • 29% deltog i undersøgelsen
  • 69% svarede at de deltog aldrig eller sjældent i arrangementerne

På generalforsamlingen besluttede vi at bruge 2023, til at mærke efter om det gav mening at fortsætte Ørby Bylaug.

Vi har erfaret følgende:

  • Interessen i de 4 tilbageværende arrangementer Bylauget afholder, har været lille, og fortsætter den nedadgående tendens
  • Høstfest: ca. 25 deltagere
  • Halloween: meget færre end normalt
  • Juletræsfældning:  0 deltagere
  • Juletræstænding: ca. 15 (dog ingen børn)

Pr d.d. er der 27 betalende medlemmer. Dette er en nedgang fra 44 ved sidste års generalforsamling. Vi har efterspurgt hjælp – af flere omgange – til vedligholdelse af vores internetside, såvel som Facebook side, og ikke modtaget en eneste henvendelse.

Vi har prøvet at spørge jer, (med brugerundersøgelsen) hvilke type arrangementer og initiativer I ønsker. Som opfølgning på netop denne feedback, fjernede vi sidste år 2 arrangementer fra årshjulet (løvfaldsturen og løvspringsturen). Vi har prøvet at gentænke måden vi mødes på, ved at være mere uformelle og har afprøvet picnic konceptet til Høstfesten. Vi har prøvet at støtte op om Ørby koncerten, og lægge vores arrangement så det passer med dette. Men det skal ikke være nogen hemmelighed at flere af os, trods hyggeligt samvær på bestyrelsesmøderne, synes det er en udfordring at holde motivationen i arbejdet, når vi ikke møder større opbakning end det der har været tilfælde det seneste år. Derfor mener vi, at der skal nye kræfter til, såfremt Ørby Bylaug skal bestå.

Fremlæggelse af regnskab

Martin fremlagde regnskabet som er revideret og godkendt af Annette. Generalforsamlingen godkender regnskabet.

Forslag fra bestyrelsen

Der er ingen forslag fra bestyrelsen.

Forslag fra medlemmer

Der er ingen indkomne forslag fra medlemmerne.

Fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr

Kontingentet fastholdes på kr 100,-

Valg til bestyrelsen

Det opsummeres, at der skal 3 nye medlemmer til bestyrelsen for at kunne tegne den ny bestyrelse. Henrik har stillet op til formandsposten på skrift og motiveret for sit kandidatur. Dermed mangler der 2 bestyrelsesmedlemmer.

Generalforsamlingen blev spurgt om flere ønskede at stille op til bestyrelsen, men ingen meldte sig og generalforsamlingen var ikke i stand til at tegne en lovformelig bestyrelse.

Vi indkalder derfor til ekstraordinær generalforsamling mandag d. 24. Juni 2024. Sidste og måske eneste punkt på dagsordenen vil være nedlukning af Ørby Bylaug og beslutning om hvilket almennyttigt formål i Ørby området, foreningens aktiver skal gå til.

Hvis der er medlemmer af Ørby Bylaug som i sidste øjeblik ønsker at redde foreningen, kan de indsende et skriftligt forslag til bestyrelsen, tids nok til at dagsordenen kan udsendes 14 dage før den ekstraordinær generalforsamling. Forslag til ekstraordinær generalforsamling skal derfor være bestyrelsen i hænde senest mandag d. 10. Juni 2024.

Forslag kan eksempelvis være en vedtægtsændring som definerer at bestyrelsen kan bestå af 3 mand (formand, næstformand og kasserer). Næste forslag til afstemning kan så være at vælge en ny bestyrelse ud fra de nye vedtægter til fremtidig drift af foreningen samt at bortfalde punktet om at nedlukke foreningen.

Valg af intern revisor

Da foreningen ser ud til at blive lukket d. 24. Juni 2024, vælges der ikke en ny revisor.

Eventuelt

Der blev snakket meget om det manglende engagement i Ørby samt at frivilligheden generelt har det svært i disse år.

Kristina tilbød at vi gerne må holde generalforsamlinger og høstfest hos hende, hvilket er et meget flot tilbud som generalforsamlingen takkede for.

Ordstyrer Marlene lukkede generalforsamlingen og takkede for god ro og orden.

Vi vil gerne takke Kristina for at lægge hus til generalforsamlingen samt at anrette kaffe og kage.