Bestyrelsesmøde 16/4 2018
Til stede: Anders Trolle, Roar, Torben og Morten
1) Kommentarer til referat fra sidste bestyrelsesmøde
1a) Mobile Pay.
Vi har fået nogle skemaer til det gamle produkt.
Anders checker op på, at vi kan bruge de samme skemaer til det nye Mobile Pay produkt, som er billigere.
Hvis de kan bruges får Roar besked om at handle på Mobile Pay løsningen.
1b) Landsbanken.
Bo skulle checke, at kontoudtogene stemmer overens med de opgivne udgifter i Roars regnskab for 2017.
Det SUPERVIGTIGT at Bo melder tilbage til alle, om alt er som det skal være i dette regnskab.
Hvis alt stemmer skal det sendes videre til Anette hurtigst muligt, hvorefter hun har 8 dage til at revidere det. Derefter skal det tilbage til Roar.
1c) Vandretur.
Torben har taget ansvar for dette, og datoen bliver d. 6/5 – 2018.
Turen går til Aggebo hegn, hvor Torben fortæller om skoven, søen og introducerer kulsvier-pladsen. Torben og Annelise arbejder videre med projektet.
1d) Planlagte aktiviteter.
Kontingent – hvordan skal vi indsamle det?
Bo er i sin egenskab af kasserer tovholder for denne udfordring.
1e) Hjertestarter.
Roar har haft nogle samtaler med Kim om erhvervelse af en sådan.
Men lige nu er der ikke nogen afklaring. Vinmanden har skaffet en, som muligvis kan blive sat op i byen.
1f) Sted for generalforsamling
Frændekilde, Vingården og Kødsnedkeren er mulige løsninger. I første omgang taler Roar med Kim om Frændekilde.
1g) Vi føler med i informationsstrømmen om Lokalforeningsrådet, men vi vurderer lige nu at vi ikke har ressourcer til at prioritere denne aktivitet.
1h) Kollektiv trafik. Anders bliver informeret af Borgerservice, hvis der kommer møder om nye tiltag.
1i) Oprensning af gadekær. Der er blevet søgt om midler hos kommunen (det vil koste 40.000 kr.), men det er blevet afslået.
2) Status og opfølgning.
Vi mangler Bo i dag – se punkt 1b.
3) Generalforsamling. Hvornår og hvor?
Forslag: Onsdag d. 30/5 kl. 19:30
Frist for indkaldelse: Tirsdag d. 24/4
4) Medlemsstatus og promotion-aktiviteter.
Vi har pt 37 medlemmer.
Vi kan bruge vandreturen til at promovere medlemskab af bylauget.
Vi beholder hjemmesiden som den er, men bruger mest Facebook-gruppen Ørby Netværk til indkaldelse til arrangementer.
Annelise opdaterer vores Ørby Bylaugs-flyer, men udelukker info om bestyrelsen. I stedet henvises til hjemmesiden.
Annelise har kontakt med nogle Ørbyborgere, som vil være behjælpelig med at omdele flyers rundt i Ørby.
Bylauget overvejer, om det kan være en god ide at lave et vinterarrangement på Frændekilde. Det kan være en selvstændig fest, en karnevalsfest eller noget helt tredje.
5) Holdninger og beslutninger vedr. deltagelse i affilierede foreninger.
Vi er positive over for samarbejde med andre foreninger.
Vi går efter at få et møde i stand med Kim fra Frændekilde. Bestyrelsen og han kan mødes oppe hos ham og tale om muligheder for samarbejde.
Vi går efter at mødet lægges d. 14/5 kl. 19:30.
6) Status på Festudvalget + tanker/planlægning vedrørende vor byfest samt andre aktiviteter.
Annelise vil gerne igen i år indkalde en festkomite:
Jytte, Henrik, Ole og Alice Oxholm, Annette, Bo og Sus, Louise Trolle, Henrik Hansen
Bestyrelsesforslag, der skal fremsættes ved næste generalforsamling:
Alle der har folkeregisteradresse i Ørby optages som medlemmer af bylauget.
Det er paragraf 3, som hermed laves om. Paragraf 7 skal også ændres: ordet ”ejendom” erstattes med ”husstand”.
7) Evt.
Bestyrelsesmøde 24/1 2018
Bestyrelsesmøde 24/1-2018 kl. 19:00 hos Roar
Fremmødte: Torben, Bo, Roar, Anders
1. Praktisk information og opdatering fra formanden vedr. ny bank, MobilePay etc.
MobilePay skal bestilles. Anders har bolden men er bagud. Vi skulle have modtaget et kontoudtog fra vores tidligere bank, Landsbanken, men det har vi ikke fået endnu og Bo vil følge op på dette.
2. Evaluering af bylaugets aktiviteter i 2017
Byfest: Mange positive tilbagemeldinger, intet brok. Vi undersøger muligheden for at gøre det valgfrit om man vil deltage i fælles mad.
Juletræstænding: Masser af god feedback.,
Loppemarked: Ingen meldt tilbage at de ønsker at stå for at arrangere det.
Vandretur: God stemning og masser af god feedback, dette skal vi gøre meget mere af.
3. Godkendelse af regnskab 2018
Formanden gennemgik regnskabet for 2018. Bestyrelsen har godkendt regnskabet. Bo fremskaffer kontoudtog fra Landsbanken og afstemme med regnskabet for at sikre at alle posteringer er medtaget.
4. Planlagte aktiviteter 2018
Styr på kontingent (MobilePay). Bo og Anders
Vandreture: En årlig Løvspringstur og løvfaldstur skal vi have. Roar og Bo melder sig som tovholdere til at arrangere vandreture, Torben har forslag til første tur i Aggebo / Græsted hegn hvor han er lokalkendt. Første vandretur søndag d. 6., Maj 2018
Sommerfest, festudvalget bestemmer datoen
Juletræstænding, altid anden søndag i Advent
Hvad med loppemarked (tovholder mangler)
Hjertestarterkursus og evt. førstehjælpskursus til sommer (se senere)
5. Projekt hjertestarter
Bestyrelsen ønsker en hjertestarter placeret centralt i Ørby. Kim fra Frændekilde har allerede ansøgt Tryg-fonden om en hjertestarter til placering centralt i Ørby. Hvis han får godkendelse så er formålet opfyldt. Hvis ikke han får hjertestarter, søger Bylauget selv Trygfonden. Uanset hvad, arrangerer vi hjertestarter-kursus og eventuelt førstehjælpskursus til sommer. Leifs forslag vedr. hjertestarter muligheder på vingården blev også diskuteret på mødet. Bestyrelsens holdning er at en hjertestarter på vingården er for langt væk og derfor kun har begrænset værdi for beboere indenfor byskiltene.
6. Medlemskab Gribskov Lokalforeningsråd
Ørby Bylaug er medlem via Roar som har meldt sig ind.
7. Henvendelse fra foreningen Frændekildes venner vedr. samarbejde med Ørby Bylaug
Foreningen er positivt indstillet og vil arrangere et møde med Kim om dette, samt status på hjertestarter. Roar er tovholder på dette.
8. Henvendelse fra Gribskov Kommune
Torben har fra Leif Jakobsen fået videresendt materale vedrørende kollektiv trafik i kommunen. Anders tager med til mødet. Der holdes møde i starten af Februar. Anders deltager på vegne af Bylauget.
9. Oprensning af gadekæret
Jytte Skov har spurgt bestyrelsen om lov til at søge på Bylaugets vegne hos forskellige fonde om financiering af oprensning af gadekæret. Bestyrelsens kommentar er at en oprensning har en ganske begrænset varighed, og at en permanent løsning vil være en cirkulationspumpe. Bestyrelsen er indforstået med at Jytte søger denne financiering på Bylaugets vegne.
10. Eventuelt
Intet at berette
11. Næste møde
Næste bestyrelsesmøde aftales til mandag d. 9. April 2018 kl. 19:00.
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 6. Juni 2017Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 6. Juni 2017 hos Formanden. Fremmødte: Roar, Rita, AndersAfbud fra: Torben, Morten, Hanne
Referent: Anders
1: RegnskabVi har i dag modtaget revisors påtegning til regnskaberne for årene 2013, 14, 15 og 16. Disse lægges op på hjemmesiden og vi informerer desuden via mail og Facebook.
2: Status på medlemmerFormanden oplyser at vi nu har 16 (betalende) medlemmer. Roar påtager sig at samle oplysningerne i et regneark, om hvem der har betalt med dem som har tilmeldt sig via hjemmesiden.3: Dagsorden til Generalforsamling– Valg af dirigent- Valg af referent- Valg af stemmetæller- Bestyrelsens beretning- Fremlæggelse af regnskab- Forslag fra bestyrelsen Der er ikke indkommet forslag fra bestyelsen- Forslag fra medlemmer Der er ikke indkommet forslag fra medlemmerne.. Fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr- Valg til bestyrelsen- Valg af intern revisor – Eventuelt
Kun medlemmer der ikke har kontingentrestance ved afholdelse af generalforsamlingen har stemmeret. Der er fra bestyrelsesmedlem Torben fremsat forslag om at købe klap-borde til Bylauget, anslået til kr. 3000,-. Bestyrelsen har behandlet forslaget og det var enstemmig opbakning til at beslutte dette fra de fremmødte medlemmer. Endelig beslutning bliver taget på neste bestyrelsesmøde, hvor det er afklaret hvor mange borde vi behøver og den faktiske pris. Roar skriver stikordsoplæg til “Bestyrelsens Beretning” og sender rundt til bestyrelsen. 4: Referat fra sidste bestyrelsesmødeDa kasseren har meldt afbud, underskriver Formand og Næstformand dokumenter vedr. Prokura. 5. MobilePay løsningNæstformanden påtager sig at bestille en MobilePay løsning, 6: Ørby ByfestDatoen fastholdes til 26. August. Annelise har tilbudt at lave opstartshjælp for at snarest mulig at samle et festudvalg til årets Byfest.
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 11/5 2017Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug11/5-2017 kl 19:00 hos Roar Sæther
Fremmødte er- Roar Sæther, Næstformand- Hanne Pedersen, Kasserer- Rita Jakobsen, 2. suppleant- Morten Westergaard, 1. Suppleant- Torben Nielsen, Bestyrelsesmedlem- Anders Trolle, Bestyrelsesmedlem
Bestyrelsesmedlem Anders Trolle er valgt som referent.
Da Leif Jakobsen har trukket sig som bestyrelsesformand, blev første punkt på dagsordenen at konstituere en ny bestyrelse. Der blev enstemmig vedtaget at næstformand Roar Sæther indtræder som bestyrelsesformand og Anders Trolle tager posten som næstformand. Morten Westergaard træder ind i bestyrelsen som nyt medlem. Tegningsberettigede i foreningen er derfor nu: bestyrelsesformand Roar Sæther, kasserer Hanne Pedersen samt næstformand Anders Trolle.
Næste punkt på dagsordenen blev at fastsætte dato for afholdelse af generalforsamling. Der var enighed om, at den oprindelige indkaldelse til generalforsamling den 20. maj måtte udskydes, da dagsordenen ikke var blevet godkendt og fremsendt i.h.t. vedtægterne, samt at regnskabet ikke var revideret og der manglede dokumenter.
Bestyrelsesformanden oplyser, at der ikke er blevet indkrævet kontingent siden forrige generalforsamling i 2016, hvor det blev vedtaget, at medlemskabet for kommende år skulle være kr. 50,00. Situationen er nu, at det d.d. kun er 6 medlemmer i foreningen. For at respektere vedtægternes formålsparagraf i vedtægterne for foreningen, skal alle ejere af en ejendom i Ørby have mulighed til at blive medlem og dermed stemmeret til kommende generalforsamling.
Bestyrelsen er enig om omgående at udarbejde kommunikation med byens borgere med information om Ørby bylaug, indbyde til medlemskab, med oplysninger om betalingsmetoder.
Der blev enighed om, at husstandsomdele en folder med information om Ørby Bylaug, om formål, fortælle om byfest og juletræstænding samt mulighed for billig leje af grill og telte etc. Ligeledes skal bestyrelsen være aktive i direkte kommunikation. Torben, Morten og Roar vil gerne omdele. Samtidig omdeles indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
Der var enighed i bestyrelsen om, at man ønsker at afholde en generalforsamling snarest mulig, men med realistisk mulighed for at gennemføre det arbejde, som skal laves og kommunikeres i. h.t. vedtægter og med mulighed for, at flere borgere bliver medlemmer inden afholdelse af generalforsamlingen.
Efter en del diskussion blev der enighed om, at ny generalforsamling skal afholdes 22. juni 2017, med indkaldelse senest 18. maj
Ting som skal laves inden GF: Roar fortæller:
1: Regnskaberne for 2013, 2014, 2015 og 2016 skal gøres færdige og revideres. Hanne mødes med revisor Annette Aaskilde i morgen fredag, og Annette vil revidere i weekenden. Regnskabet skal derefter til bestyrelsesformanden, som sender det videre til kassereren. Til slut skal regnskaberne offentliggøres på hjemmesiden. Målet er, at regnskaberne er færdige senest 18. maj 2017. Regnskaberne skal senest offentliggøres 2 uger før Generalforsamlingen.
2: Vi skal have styr på bylaugets formaliteter og prokura. Bestyrelsesformand og kasserer påtager sig dette arbejde og kontakter blandt andet vores bank. (Hos banken har Peter Albertsen, tidl. kasserer stadig tegningsret) og prokura skal oprettes for Anders, som ny næstformand og tidligere bestyrelsesformand Leif Jakobsens prokura skal slettes.
Vi undersøger muligheden af at holde generalforsamlingen på Frændekilde, da det skal være uden vederlag. Rita kontakter Frændekilde og spørger.
Det er vedtaget, at generalforsamlingen afholdes torsdag d. 22. juni 2017 kl. 19:00. Bestyrelsesformand Roar skriver indkaldelse til generalforsamling og rundsender til bestyrelsen for godkendelse. Vi ønsker at få kommentarer til indkaldelsen i løbet af weekenden.
Bestyrelsesformanden fremlægger nu referatet fra Ekstraordinær Generalforsamling 28. september 2016 til godkendelse af bestyrelsen. Bestyrelsen har drøftet de punkter som fremgår af referatet, og vil på næste generalforsamling tage de punkter op til drøftelse, som endnu ikke er udført. Referatet er enstemmigt godkendt.
Bestyrelsesformanden fremlægger de nye udarbejdede regnskaber for 2013, 2014, 2015 og 2016. De blev drøftet og to mindre poster blev justeret. Kassereren var enig og tilretter, regnskaberne overdrages derefter til revision.
Bestyrelsen er enig om, at der er behov for en MobilePay løsning. Der skal en permanent løsning til på sigt, men dette tager ca. 2 måneder. Næstformanden forsøger fredag, at etablere en midlertidig Mobile Pay løsning, så vi kan varetage betalinger for kontingentbetalinger forud for generalforsamlingen.
Næste bestyrelsesmøde aftales til tirsdag d. 6. juni kl. 19:00 hos bestyrelsesformanden.
Bestyrelsesformanden takker for en god aften med god stemning og udsigt til godt samarbejde.
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 9/11 2010
Bestyrelsesmøde hos Kirsten. Til stede: Kirsten, Leif, Roar, Anders
1. Kommentarer til referat
Ingen, dog skal det på hjemmesiden
2. Status fra kasseren
Gribskov har endelig betalt de kr. 2000 de skyldte. Byfesten løb stort set rundt i sig selv. Kassebeholdningen er ca kr. 6.100,- og der skal stadig rykkes for kontingent fra en del medlemmer.
3. Status hjemmeside og tavle
Opslagstavlen har inspireret Vejby til også at lave en, som står ved supermarkedet. Hjemmesiden skal opdateres med aktivitetskalender
4. Status for kommunen
Der vil blive aktivitet omkring kommuneplaner inden længe, dem som har lyst til at medvirke i disse kan holde øje med kommunens hjemmeside.
På kommunens hjemmeside kan man vælge fokuspunkter for lokalråd, bylaug osv. Kirsten kontakter kommunen for at få oprettet følgende fokuspunkter for Ørby Bylaug: Trafikdæmpning, Sociale arrangementer og bevaring af gamle stier.
5. Arbejdsgrupper
Vi vil gerne nedsætte faste datoer for de faste arrangementer i Bylauget.
Juletræstænding: 2. søndag i advent, 5. December 2010 kl. 16:00Fastelavn: lørdag d. 5. Marts 2011Generalforsamling, Onsdag d. 6. April 2011 kl. 19:30Sankt. Hans bål, torsdag d. 23. Juni 2011 (kan vi finde et sted ?)Høstfest: Første weekend i September, 3. september 2011
Forberedelse til juletræstænding:Leif skaffer træ.
Vi vil servere glögg, æbleskiver og saftevand, brunkager, pebbernødder og varm cacao.
Roar checker gasblus og stor gryde.
Vi skal låne en 3-4-5 kuglegrill’er til æbleskiver.
Træet stilles op lørdag d. 4. Dec kl. 13:00 samme sted som sidste år.
Indkøbsliste:
300 æbleskiver
Flormelis, syltetøj
10 liter kakao
12 liter glögg
Glöggmix
Brunkager
Pebbernødder
Grillkul
Plastkrus
Paptallerkner
Servietter
Anders køber ting ind og laver papir-invitation til omdeling. Omdelingen sker 20/21 November.
Om generalforsamling: Leif undersøger om vi kan holde det på Vingården. Vi skal prøve at finde et spændende indslag som motivator til fremmøde.
Peter har gang i planlægning af at sætte løg.
6. Trafik
Leif har snakket med busselskabet om bybussen som stadig kører gennem Ørby, nu med ’ikke i rute’ skilt på. Movia nævte at det blev betragtet som chaufførens privatkørsel, og de derfor ikke ville influere på det.
7. kultur og byforskønnelse
Vi holder løgsætterdag lørdag d. 13/11 kl 13:00. Mødes ved opslagstavlen.
8. Festudvalget
Udvalget er gået i vinterhi.
9. Kommende møder
Næste bestyrelsesmøde er d. 11. Januar 2011 hos Leif kl. 19:30
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 14/9 2010
Hos Peter. Til stede er Peter, Leif, Kirsten, Anders
1. Kommentarer til referat
Ingen
2. Status fra kasseren
Festen kørte praktisk talt rundt i sig selv. Bylauget afholder udgifter til telte, da de kan bruges til andre arrangementer.
Vi snakker om medlems-begrænsninger. Der er enighed om at alle beboere i Ørby skal have mulighed for at deltage i Bylaugets arrangementer. Beboere som ikke er medlememr af bylauget dog mod mer-betaling ved arrangementerne. Der er også enighed om at bestyrelsen indsender en vedtægtsændring som gør det muligt for alle som ejer en ejendom at blive medlem. Altså skal sætningen ”som anvendes til helårsbeboelse” udgå.
3. Status hjemmeside og tavle
Vi skal være opmærksom på at få opdateret hjemmesiden.
4. Status for kommunen
Intet nyt
5. Arbejdsfordeling mellem arbejdsgrupper og bestyrelse
Vi vil gerne nedsætte faste datoer for de faste arrangementer i Bylauget.
– Fastelavn lørdag d. 5. Marts 2011
– Høstfest første weekend i September, (3. september i 2011)
– Juletræ 2. søndag i advent, 5. December 2010
– Skt. Hans, torsdag d. 23. Juni 2011 (kan vi finde et sted ?)
6. Trafik
Der har været hastighedsmåling ud for Mejeriet. Problemet er at målingen skete lige ved fartbumpet, og derfor næppe er representativ. Desuden blev den foretaget med den meget synlige “Din fart er…” tavle, så den giver på ingen måde et retvisende billede af hvordan der køres når den ikke står der. Vi har ikke fået nogen tilbagemelding fra kommunen desangåendes, så Leif kontakter dem og spørger til resultatet.
7. Kultur og byforskønnelse
Peter har gang i planlægning af at sætte løg.
8. Festudvalget
Byfesten gik kanon godt, der var tilmeldt 75 deltagere.
9. Bevarende lokalplan
Intet nyt
10. Kommende møder
Næste bestyrelsesmøde er 9. November 2010 hos Kirsten
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 13. Juli 2010
Fremmødte er: Leif, Peter, Kirsten, Roar og Anders
1. Referat fra sidste bestyrelsesmøde
Ingen kommentarer til referat fra sidste møde
2. Status fra kasserer
Ingen indbetalinger siden sidst. Peter har rykket kommunen for penge, men der er stadig intet sket. I kassen har vi ca. Kr. 8000,-
3 Status hjemmeside og tavle
Tavlen bliver flittigt brugt, og der er mange forskellige opslag. Leif har sat link ind til kommunens regler for haveafbrændring iht. Spørgsmål fra generalforsamlingen.
Nyhedsmail skal ud: Hilsen fra bylauget, dato for høstfest (4. september) og juletræ d. 2. søndag i advent (5. december).
Vi har planer om at arrangere en legedag for børnene. Vi overvejer ligeledes loppemarked og søger interesserede i at være med til at arrangere dette. Ligeledes en byvandring i løbet af efteråret. Betaling af kontingent for perioden 2010 kr. 200,- for de som endnu ikke har betalt. Kender i nogen som gerne vil være medlem, kan indmeldelse ske via hjemmesiden. Vi efterlyser også historier om Ørby til hjemmesien, samt personer som kan stå for historieindsamlingen. Se kultur og byfornyelse. Anders skriver nyhedsbrevet og sender ud til bestyrelsen inden rundsending.
4. Meddelelser fra kommunen
Der arbejdes fortsat på samarbejdet med kommunen, men ud fra den økonomiske situation som kommunen er i for øjeblikket, er håbet om at få den til at udføre de forbedringer vi ønsker, nok ret begrænsede.
5. Arbejdsfordeling mellem arbejdsgrupper og bestyrelse
Nye projekter udliciteres via nyhedsbrev
6. Trafikprojektet
Kommunen har ikke reageret vedr. trafikmålingen på trafikken gennem Ørby. Formanden rykker kommunen via e-mail og ringer og følger op.
Kirsten forslår at vi forsøger at sætte et præventivt skilt op, eventuelt på Hyldekjærgård lige ved indkørslen til Ørby. Kirsten selv er tovholder.
7. Kultur og byforskønnelse
Sider på hjemmesiden om byens historie. Vi ønsker at få sat blomsterløg rundt omkring i byen. Kasserern sørger for at få indhentet gode priser på løg, samt at få indsamlet en lille arbejdsgruppe omkring oktober måned.
8. Festprojektet
Kirsten har medbragt en folder vedr. høstfesten 4. september. Festudvalget sørger for gris på grill samt drikkevarer, og man skal selv medbringe tilbehør. Prisen er kr. 40,- for voksne og børn under 15 år deltager gratis. Festudvalget har fået lov til at låne trekanten på Ørby Gade fra samrlige beboere omkring denne.
Bestyrelsen vedtager indkøb af festtelt til ca. Kr 2000,- såfremt der er deltagere nok. Kan teltet opbevares hos Roar ?
9. Bevarende lokalplan
Intet nyt
10. Kommende møder
Festmøde d. 31. august kl. 19:30 hos Kirsten
Bestyrelsesmøde tirsdag d. 14. september kl. 19.30 hos Peter
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 4. Maj 2010Møde hos Roar. Til stede er Peter, Leif, Roar og Anders
1. Godkendelse af referat fra sidste møde.
Referatet er godkendt.
2. Status fra kassereren
Vi modtog en mængde indbetalinger på generalforsamlingen, men der mangler stadig en del kontingentindbetalinger. Fra kommunen har vi stadig ikke modtaget vores tilskud – kommunen er således nu over et år forsinket.
3. Status hjemmeside, opslagstavle og mail
Vi er glade for opslagstavlen, og skal sørge for at underrette om arrangementer via denne også. Vi skal have udsendt regler for afbrænding af haveaffald – Leif finder dem på kommunens hjemmeside. Vi skal også have skudt gang i loppemarkedsgruppen. Vi beslutter at de underskrevne referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger skal opbevares elektronisk. Generalforsamlingsreferater skal på hjemmesiden.
4. Meddelelser fra kommunen.
Der er møde 1. Juni i dialogforum
5. Generalforsamling
Evaluering: Der var 17 deltagere, hvilket er ok. Vi overvejer om man skulle binde en anden aktivitet sammen med generalforsamlingen for at øge deltagerantallet, men bliver enige om at vi hellere vi holde aktiviteterne for sig, så folk ikke behøver deltage i en generalforsamling som de måske ikke er interesserede i.
Referatet skal ud på hjemmesiden. Kontingent-opkrævningen skal sættes i gang sammen med indkaldelse til arbejdsgrupper. Peter og Anders koordinerer udsendelse (papir og mail).
6. Arbejdsfordeling mellem Bestyrelse og Projekt grupper
Efter en meget lang snak om gruppearbejde og bestyrelseskommunikation, besluttes det at bestyrelsen skal have bedre kommunikation med grupperne. Kommunen opfordrer bylaug og lokalråd til at registrere sig på deres hjemmeside, og der indtaste hvad der er bylaugets fokusområder. Leif kigger på sagen, og opretter Ørby Bylaug derinde.
Det skal besluttes om Ørby Bylaug fortsat skal være med i Lokalforeningsrådet. Vi laver en fælles ’udflugt’ for interesserede til mødet 1/6, og ser om der er interesse til den tid.
Opfordring til bestyrelsesmedlemmer og alle grupper: Det er fremsat forslag om en legedag for børn i Ørby.
Ligeledes foreslåes det at arrangere et orienteringsløb rundt omkring i Ørby med opgaveposter for både børn, unge og ældre.
7. Trafik projektet
Leif møder op en torsdag til åben dag på rådhuset og følger op på sagen. Vi er stadig blevet lovet trafiktælling og skilte, men der er endnu ikke sket noget.
8. Kultur og Byforskønnelse projektet.
Vi har en fin opslagstavle som vi er glade for. Alle arrangementer i bylauget skal slåes op herpå. Der er desuden plantet påskeliljer ved byskiltene ved alle indkørslerne. Desværre er alle påsleliljerne på Maglebjergvej indkørslen blevet stjålet. Det snakkes om opsætning af bænke.
9. Festprojektet
Udvalget er i fuld gang med at skaffe et sted at holde høstfest, og datoen er sat fast. Det bliver formentlig ved fællesarealet på Ørby Gade.
10. Bevarende lokalplan.
Den bevarende lokalplan er til høring, men der er ikke noget nyt endnu.
11. Næste bestyrelsesmøde.
Næste møde er tirsdag d. 13. Juli kl. 19:30 hos Anders
12. Eventuelt
Intet eventuelt
Referat fra bestyrelsesmøde d. 22/3 2010
Bestyrelsesmødet blev afholdt hos Peter.
Til stede: Leif, Kirsten, Peter, Roar
- Referatet fra sidste møde blev godkendt uden kommentarer.
- Peter bekræftet at regnskabet var revideret og klar til fremlæggelse på generalforsamlingen 14. april. Lovet bidrag fra kommunen for 2009, var ikke modtaget. Betalinger af kontingenter blev gennemgået.
- Kommentarer til hjemmesiden og dennes mission blev kort diskuteret. Det blev enighed om at man skulle benytte de ”gamle” skilte og sætte dem op på vejene ind til Ørby, for at påminde indbyggerne om den kommende generalforsamling. Det blev enighed om at mødes f. k. søndag for at gøre dette arbejdet. Roar meddelte at han sandsynlig ikke kunne deltage og ville give endelig besked derom inden søndag.
- Leif påmindet om at Dialogforum for Lokalsamfund afholder møde 24 marts.
- Det var enighed om den fremsendte dagsorden til generalforsamlingen og der var ikke fremkommet nye forslag,
- Vedrørende trafik projektet ville Leif deltage i dialogmødet 24. marts og se hvad man kunne få ud og vil informere på kommende bestyrelses møde.
- Vedrørende kultur og byforskønnelse er Peter kommet godt i gang med at lave opslagstavlen som er blevet vedtaget at pladsers på grunden over for stenhugger Lerche. Det var enighed om at forsøge at få nye medlemmer til gruppen og ønsket at på generalforsamlingen at appellere til dette.
- Festprojektets neste arrangement er byfesten og en endelig dato blev diskuteret samt hvordan.
Neste bestyrelsesmøde blev fastsat til 04, maj, hos Roar.
Referat fra bestyrelsesmøde d. 22/2 2010Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 22. Februar 2010 kl. 19:30 hos Kirsten.
Til stede er Kirsten, Peter, Leif, Roar og Anders
1. Godkendelse af referat fra sidste møde.
Mødet er godkendt. Vi beslutter at referater fremover ikke lægges ud på hjemmesiden før de er godkendt. Vi vedtager at referatet postes en uge efter bestyrelsesmødet, hvis referanten ikke har hørt indvendinger inden da.
2. Status fra kassereren
Hvor mange medlemmer har betalt kontingent for i år?
1 medlem, men der er ikke sendt indbetalingskort eller notifikationer ud endnu.
Har vi fået penge fra kommunen.?
Vi har fået de kr. 4800,- fra kommunen for 2010. Vi mangler stadig at modtage de lovede kroner 2000,- fra 2009, men kassereren er i dialog med kommunen.
Skal vi rykke for betaling af kontigent.?
Det gøres samtidig med indkaldelse til Generalforsamlingen
3. Status hjemmeside og mail
Vi skal have udsendt en mail om generalforsamlingen. Vi udsender mail og omdeler papirindkaldelser 6.-7. Marts. Anders retter ordlyden fra sidste år og sender til bestyrelsen til godkendelse.
4. Meddelelser fra kommunen.
Kommunen fortsætter som tidligere med dialogforum som hidtil. Leif har meldt Ørby Bylaug ind i Interbook som er kommunens register over lokalforeninger, så de nu har alle vores kontaktoplysninger. Herigennem skal også bookes lokaler og andre kommunale ressourcer.
Der er stadigvæk ingen dato for, hvornår kommunen afholder Dialogmøde
Vedr. åstedsmøde i Ørby 13. januar 2010 . Mødedeltagerne (Leif og Kirsten) er ganske utilfredse med Åstedsmødet i Ørby med med Trafik, Vej og Forsyning. Kommunen var overhovedet ikke lydhør overfor forslag og præsentation af de lokale problemer, og ingen tror på at et nyt møde med Trafik, Vej og Forsyning vil være frugtbart.
Det overvejes at kontakte borgmesteren eller skrive et indlæg til Ugeposten.
Der er dog kommet en ny formand for udvalget, og vi overvejer ligeledes at kontakte ham.
Det besluttes at Leif kontakter formanden via mail og følger op på en torsdag hvor der er åben mødedag, og ad den vej aftale et nyt møde med ham.
5. Generalforsamling
Kirsten har aftale om Lokale på skolen i Vejby. Indkaldelse til GF laves af Anders.
Der skal efterlyses forslag som indsendes via e-mail eller via papir i postkassen på Askemosevejen 1. Forslag fra medlemmer senest 3 uger før GF.
Bestyrelsens beretning deles mellem formand og arbejdsgrupperne.
Bestyrelsen foreslår at oprette en gruppe som afholder et loppemarked i Ørby.
6. Arbejdsfordeling mellem Bestyrelse og Projekt grupper
Roar undersøger om Bylauget kan melde sig ind i foreningen ”Vejby Kulturhus” som arbejder for et sted hvor foreninger kan samles. Priser, vilkår osv
7. Trafik projektet
Leif har sendt referatet ud fra mødet med kommunen, og har ikke fået meget tilbagemelding. Han fortsætter som besluttet ovenfor.
8. Kultur og Byforskønnelse projektet.
Mundtlig tilsagn fra Formand i planudvalget Morten Jørgensen. Peter står for fremstilling af tavle og går i gang når frosten går af jorden.
Påsketid og beplantning. Opstilling af bænke. Disse ting følges op af udvalget næste gang det bliver forsamlet. Projektet ønsker at annoncere efter flere medlemmer på Generalforsamlingen.
9. Festprojektet
Fastelavnsfesten gik fantastisk godt og der var ca. 50 deltagere.
Hvad bliver det næste? Høstfest. Udvalget er i fuld gang med at skaffe et sted at holde feste, og datoen er sat fast. Det bliver formentlig ved fællesarealet på Ørby Gade.
10. Bevarende lokalplan.
Den bevarende lokalplan er til høring, men der er ikke noget nyt endnu.
11. Næste bestyrelsesmøde.
Næste møde er mandag d. 22. Marts hos Peter hvor dagsordenen skal samles.
12. Eventuelt
Intet eventuelt
Referat fra bestyrelsesmøde d. 5/1 2010
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 5. Januar 2010 kl. 19:30 hos Anders
Til stede er Roar, Kirsten, Peter, Leif og Anders
1. Refereat fra sidste møde
Referatet er godkendt
2. Kasserens status
To nye indbetalinger siden sidst. Vi har nu 40 betalende medlemmer. Da vi nu skriver 2010 er det tid til at opkræve nyt kontingent. På generalforsamlingen skal vi have et punkt med fastsættelse af kontingentets størrelse for det kommende år. Regnskabet for 2009 skal afsluttes og sendes til revision. Peter har søgt om støtte fra kommunen for 2010, så vi får en del af puljen.
3. Status hjemmeside
Anders retter tallet på hjemmesiden til 40 medlemmer. Der har været et spam-indlæg på gæstebogen som nu er slettet. Når vi nærmer os generalforsamlingen vil vi checke med medlemmer af foreningen, om vi må placere skilte på grunde som vender ud mod de offentlige veje.
4. Forberedelse til Generalforsamling d. 14. April 2010
Vi skal have skaffet lokale. Kirsten checker med Vejby skole hurtigst muligt.
Indkaldelse skal ud på hjemmesiden og annonceres via mail
5. Arbejdsfordeling mellem bestyrelse og projektgrupper
Roar fremlægger at der ofte er for meget sammenblanding mellem hvad bestyrelsen laver af opgaver, og hvad der laves af projektgrupperne. En del af projekterne fungerer dog udemærket, f.eks festprojektet, mens der skal arbejdes på mere positiv inddragelse af gruppen i andre projekter.
6. Trafikprojektet
Kommunen har lovet at vejkyndige folk vil inspicere vejene i Ørby. Der er møde i Ørby hvor forholdene vil blive besigtiget d. 13. Januar kl. 11:00. Kommunen virker positive over mødet, og vi fortsætter snakken på mødet i Ørby.
Kommunen har bekræftet at krydset ved Askemosevejen og Kildevejen er det farligste kryds i kommunen, så der måske kan være fordele ved at fjerne noget af trafikken gennem Ørby.
Vi skal have forslag klar til hvad vi mener der kan gøres, for at dæmpe trafikken. Det kunne være chickaner og gennemkørsel forbudt skilte.
7. Kultur og byforskønnelse
Byvandringen d. 10. januar. kl. 10:00 er annonceret i mail og på hjemmesiden for længst. Leif har skaffet materiale om de gamle gårde i Ørby og vil gerne fortælle lidt på en rundtur – og vi lægger op til at alle som ved noget, bidrager med fortællinger fra før og nu. Vi mødes på hjørnet overfor stenhuggeren kl. 10:00.
Vi planlægger desuden en dedikeret Baunetur på 2. pinsedag, men mere om det senere.
Desuden måske en tur for børn og forældre til den gård som ligger nede til højre ved stationen.
Da vi har fået mundligt tilsagn tli at bygge opslagstavlen på hjørnet af Farvergårdsvej og Laugøvej, så vi iværksætter opsættelsen af en sådan. Peter er tovholder på opslagstavle-opgaven.
Roar er i dialog med kommunen om forskønnelse af gadekæret, som trænger til oprensning.
8. Festprojektet
Fastelavnsfesten er helt planlagt og alle opgaver er fordelt. Udvalget har tilmed produceret en flot brochure til invitation som beskriver arrangementet. Fastelavnsfesten bliver selv-financierende ved at det koster kr. 20,- pr. barn over 2 år.
Juletræsarrangementet var en stor succes som kom bag på os, så næste år vil vi være bedre forberedt med forplejning til børn.
9. Næste bestyrelsesmøde
Næste møde er mandag d. 22. februar 2010 kl. 19:30 hos Kirsten.
10. Eventuelt
Et forslag kunne være at holde et loppemarked i Ørby. Vi undersøger om Bylauget kan melde sig ind i foreningen ”Vejby Kulturhus” som arbejder for et sted hvor foreninger kan samles.
Referat fra bestyrelsesmøde d. 24/11 2009
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 24. November 2009 kl. 19:30 hos Leif.
Til stede er Kirsten, Peter, Leif og Anders
1. Refereat fra sidste møde
Referatet er godkendt
2. Kasserens status
Kasseren har rykket for pengene fra kommunen, men vi har ikke modtaget dem endnu. Peter ringer og rykker endnu en gang. Der er to medlemmer som endnu mangler at betale kontingent.
3. Status hjemmeside
Der er 38 medlemmer, hvilket vi skriver på hjemmesiden.
4. Meddelelse fra kommunen
Alle har fået brev fra kommunen om lokalplaner for Ørby. Bestyrelsen har ikke fået opfordringer fra medlemmerne desangåendes, så hvis nogen laver indsigelser, sker det som privatpersoner.
5. Arbejdsplan for den kommende periode
Punktet opdeles i nedenstående projekter.
6. Trafikprojektet
Der er trafikudvalgsmøde med kommunen torsdag d. 10. december kl. 13:30 hos Teknik og Forsyning i Græsted, Stationsvej 8. De to punkter bestyrelsen finder vigtigst, er svinget på Farvergårdsvej samt hastigheden på bilerne på Askemosevejen ud for cykelstien mod Vejby. En reduktion af trafikken gennem Ørby, vil ligeledes nedsætte trafikken til regionens farligste kryds (Kildevejen/Askemosevejen). Anders får Bent fra Farvergårdsvej til at beskrive de gange han er blevet påkørt i Ørby.
7. Kultur og byforskønnelse
Bestyrelsen har forhåndsgodkendt indkøb af planteløg og relaterede materialer for op til kr. 500,-. Kirsten har lavet udkast til folder til omdeling. Den indeholder kalender med aktiviteter, samt meget andet godt. Vi holder juletræstænding første søndag i december (6. december) klokken 16.
Leif snakker med den lokale grantræs-forhandler på Laugøvej. Der godkendes indløb af lyskæder for op til kroner 400,-. Anders indkøbet æbleskiver og gløgg til ca. 30 mennesker. Leif snakker med stenhuggeren om vi kan lune godterne hos ham.
8. Festprojektet
Festprojektet har datoer for fastelavnsarrangement og høstfest med folderen beskrevet ovenfor.
9. Næste bestyrelsesmøde
Næste møde er tirsdag d. 5. Januar 2010 kl. 19:30 hos Kirsten.
10. Eventuelt
Et forslag kunne være at holde et loppemarked i Ørby.
Referat fra bestyrelsesmøde d. 6/10 2009
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 6. Oktober 2009 kl. 19:30 hos Roar.
Til stede er Leila, Kirsten, Roar, Peter, Leif og Anders
1. Refereat fra sidste møde
Referatet er godkendt
2. Kasserens status
Ingen ændringer
3. Status hjemmeside
Vi vil skrive antallet af medlemmer på forsiden af hjemmesiden. Vi vil desuden sende mails ud, når der er nyhedsopdateringer på siden. Vi regner med at lave en husstandsomdelt skrivelse til uddeling kort efter næste bestyrelsesmøde. Da den skal omdeles i december, udformer vi det som julekort. Indholdet skrives til rette i bestyrelsen via e-mail.
4. Arbejdsplan for den kommende periode
Bylaugets ansøgning om at etablere en central opslagstavle i byen for egen regning , er blevet afslået af kommunen. Leif kontakter lokale politikere, eventuelt via Flemming om møde vedr opslagstavler, vejfest og generelt en god kommunikationskanal til Kommunen. Skrivelse sendes til lokalforeningsrådet efterfølgende, hvis kommunen ikke er imødekommende.
Vi vil søge om at opstille et juletræ på hjørnet ved Laugøvej og Farvergårdsvej – Leif søger om lov til at opstille et juletræ på 4-5 meter.
5. Trafikprojektet
Vi ønsker et møde med formanden for kommunens trafikudvalg. Leif tager kontakten.
Ved at nedsætte mængden af biler gennem Ørby, nedsættes også mængden af biler i Holløse-krydset, som er kommunens farligste vejkryds. Anders får Bent fra Farvergårdsvej til at beskrive de gange han er blevet påkørt i Ørby.
6. Kultur og byforskønnelse
Projektet ønsker at sætte blomsterløg nu, som kommer op til foråret. Bestyrelsen beslutter at forhåndsgodkende indkøb af planteløg og relaterede materialer for op til kr. 500,-. Leila kontakter John Frederiksen og arrangere en dato for næste byvandring. Anders sender mail ud til alle medlemmer, så snart datoen er på plads. I mailen vil vi desuden spørge efter personer med kendskab til lokalhistorien, som eventuelt kunne have lyst til at komme og fortælle om gamle dage her på egnen.
7. Festprojektet
Der arbejdes på at arrangere en fastelavnsfest for børn og voksne i Ørby. Der er også mulighed for juletræstænding, såfremt vi får lov af kommunen til at opstille juletræet, hvor vi kan lave lidt festivitas. Desuden skal der i slutningen af August afholdes en høstfest. Kirsten har desuden fået et nyt medlem til festudvalget, nemlig Morten fra Åmosevej.
8. Næste bestyrelsesmøde
Næste møde er 24. November kl. 19:30 hos Leif
Derefter er der møde tirsdag d. 5. Januar 2010.
9. Eventuelt
Et forslag kunne være at holde et loppemarked i Ørby.
Referat fra bestyrelsesmøde d. 25/8 2009Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 25/8 2009
Mødet afholdt hos Peter kl. 19:30. Fremmødt er Peter, Leif, Roar og Anders. Kirsten, Flemming og Lejla har meldt afbud.
1. Evaluering af ordinær generalforsamlingReferat er godkendt. Protokol med referater m.m. gemmes elektronisk i foreningens Google Group.
2. Status fra kasserenDer er pt. 35 betalende medlemmer. 40 medlemmer i alt.Vi beslutter at skrive på forsiden af hjemmesiden, hvor mange medlemmer vi har, samt at opfordre til at få naboen til at melde sig.Har vi fået penge fra kommunen? De er på vej. Kontonummer er blevet sendt til dem.Skal vi rykke for betaling af kontingent? Ja, Peter udsender venlig rykker.Status økonomi? Kassebeholdningen er i øjeblikket ca kr. 4.200,-
3. Status hjemmesideHjemmesiden er oppe igen. Det var en mail med indbetaling vi ikke havde modtaget. Peter har ændret mailadressen til sin egen, og tilmeldt betalingen til PBS.Vi vil gerne have samme skabelon til alle siderne (som pt. er på forsiden)
4. Arbejdsplan for den kommende periodeByvandringen er vel overstået, og der var ønske om flere arrangementer af samme skuffe. Leif foreslår en byvandring med madpakke på Ørby Bavn.Flere har ytret ønske om at arrangementer annonceres via e-mail, ud over hjemmeside og opslag, hvilket vi vil gøre fremover.Opslagstavle: Vi arbejder med muligheden for at opsætte en opslagstavle et eller flere steder i byen.Forslag til kommende bestyrelsesmøde: Renovering af gadekær samt placering af skilte ved indkørslerne til byen (til annoncering af byvandring osv) på privat grund nær offentlig vej.
5. Trafik projektetTrafikgruppen er i dialog med kommunen, har ventet på svar fra en fra kommunen som var på ferie.Vi vil udbede os tidsplan for lapning af Ørby-Vejby stien.
6. Kultur og byforskønnelsesprojektetByforskønnelse: Kommunen har lovet at udbedre forholdene på Askemosevejen ud for Ørbystien. Træer og hække rager flere steder ud over stien.
7. FestprojektetByfest: Da vi har fået afslag på at afholde feste på Ørby Gade, foreslår vi at vi i første omgang koncentrerer os om et indendørs arrangement i vinterhalvåret. Samtidigt fortsætter arbejdet med at findet et egnet sted samt tidspunkt for en udendørs sommerfest.
8. Næste bestyrelsesmøderTirsdag d. 6. Oktober kl. 19:30 hos Roar. Tirsdag d. 24. November kl. 19:30 hos Leif
9. EventueltIntet at bemærke.
Referat fra bestyrelsesmøde d. 26/5 2009
Møde hos Kirsten kl. 19:00. Alle mand er fremmødt.
1. Evaluering af ordinær generalforsamling 25-5-09.
Fremover er kontingentet kr. 200,- om året og kr. 100,- i indmeldelsesgebyr. Dette er præciseret i referatet fra generalforsamlingen. Der var i alt ca. 42 fremmødte alle inklusive.
Bestyrelsen har tre dage til at læse referatet og komme med indsigelser, herefter sendes det til godkendelse hos dirigenten.
2. Status fra kassereren. ( konto, CVR)Indmeldelses betaling
Vi har 23 medlemmer som har betalt kontingent og ca. 16 som mangler. I øjeblikket stiger tallet minut for minut :-). Peter sender mail til kommunen så vi kan få overført de kr. 2000,-
3. Status hjemmeside
Vi skal have opdateret projektgrupperne. Referatet fra GF kommer på, når dirigenten har godkendt det. Anders opfordrer alle til at komme med input til indholdet.
4. Arbejdsplan for det kommende år
Grupperne skal udarbejde nogle forslag som fremlægges for bestyrelsen.
Økonomiske og kommunale emner rettes til bestyrelsen inden udførsel. Derudover opfordes projektgrupperne til at gå i gang for fuld fart.
5. Trafik projektet.
Trafikprojektet har ca. 11 medlemmer (Leif er tovholder)
6. Byforskønnelse projektet.
Se næste punkt.
7. Kulturprojektet
Det er besluttet at sammenlægge projektgrupperne byforskønnelse og kulturprojektgruppen til én gruppe. Den nye gruppes navn bliver ”Kultur og byforskønnelse” og har 4 medlemmer (Leila er tovholder).
Følgende forslag fremkom: Flere bænke. Måske en bænk per vej. Desuden måske en opslagstavle (modellen med lille tag) på et centralt sted.
8. Festprojektet
Festprojektet har 4 medlemmer (Kirsten er tovholder)
9. Næste bestyrelsesmøde.
Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 14. Juli 2009 kl. 19:30 på Helsinge Varmeværk, Skovgårdsvej 4A. Dem som vil have en rundvisning på fjernvarmen mødes kl. 19:00.
10. Eventuelt
Der var intet under eventuelt.
Referat fra bestyrelsesmøde d. 7/4 2009 kl. 19:00Til stede hos Roar Sæther var Leif, Roar, Peter, Lejla og Anders 1: Godkendelse af referat fra sidste mødeReferatet blev godkendt 2: Status fra kasserenPeter er i gang med at skaffe foreningen et CVR nummer så vi kan få en bank-konto (NEM konto), og skal i første omgang selv have en digital signatur som er bestilt. 3: Status på hjemmesideAnders melder at hjemmesiden er i luften med de mest basale oplysninger. Alle er velkomne til at bidrage med mere. Vi opretter en FaceBook gruppe for Ørby, samt udprinter store skilte med www.ørbybylaug.dk til opsætning ved indkørselsvejene. Anders har ansvar for skiltningen. 4. Arbejdsplan for det kommende årDer blev etableret forslag til arbejdsgrupper til vedtagelse på Generalforsamlingen. – Kulturprojektet: står for bla. at oprette et fælles rekreativt område
– Festprojektet: står for at arrangere en årlig fest i første omgang, mere efter behov.
– Trafikprojektet: Forsøger at nedbringe mængden og hastigheden på trafikken gennem landsbyen.
– Byforskønnelsesprojektet: Højne indtryk og trivsel i Ørby f.eks ved etablering af blomster og bænke. 5. GeneralforsamlingKirsten har ikke meldt tilbage med lokale eller dato, Leif prøver onsdag at få fat på Kirsten, sekundært at ringe til skole og Kulturhuset og få en aftale i stand. Det besluttes at lave en indkaldelse på eet A4 ark, som vi selv deler ud med håndkraft så snart detaljerne om lokaler og dato er på plads. Detaljerne blev nedfældet og Anders layout’er indkaldelsen inklusive afrivningskupon til dem som ikke har adgang til Internet. Indkaldelsen sendes ud til bestyrelsen via mail til godkendelse inden den mangfoldiggøres. Anders laver også en indmeldelsesseddel som folk der ønsker at være medlen, kan udfylde på Generalforsamlingen samt en Projektgruppe tilmeldingsseddel. 6. IndmeldelsesbetalingIndmeldelsesgebyret er kr. 100 pr. ejendom. Beløbet kan betales på Generalforsamlingen. 7. Projekt TrafikTrafik-projektet har ikke haft møde siden sidste bestyrelsesmøde. 8. EventueltHvem der omdeler hvilke indkaldelser (veje) koordineres via mail. Næste bestyrelsesmøde afholdes Tirsdag d. 12. Maj på Damhaven 5.
Referat fra første bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 2/4 2009 kl. 19:30
Til stede hos Leif Jakobsen var den samlede bestyrelse.
1: Evaluering af den stiftende generalforsamling
Til start drøftedes den stiftende generalforsamling. Alle var enige om at generalforsamlingen havde god stemning og villighed til at deltage i aktiviteter, og at overraskende mange var fremmødt. Der var dog flere beboere i byen som ikke havde modtaget indkaldselsen fra Kommunen. Der kommer muligvis klager til kommunen i den sammenhæng. Vi ser hvad der sker, og stiller os åbne for forslag. Formanden oplyser at vi stadig ikke har modtaget referat og adresselister fra kommunen.
Efter evalueringen fortalte alle medlemmer af bestyrelsen på tur, lidt om sig selv og deres tilknytning til egnen.
2: Konstituering af bestyrelsen
På den stiftende generalforsamling var Leif Jakobsen valgt som formand og Peter Albertsen som kasserer. Bestyrelsen skal herefter selv besætte posterne næstformand og sekretær. Anders Trolle blev enstemmigt valgt som sekretær og Roar Sæther enstemmigt valgt som næstformand.
3: Forretningsorden
Bestyrelsen har valgt at operere med en forretningsorden, hvoraf status på opgaver vil fremgå.
3a: Det er et krav til foreningen at der registreres et CVR nummer og oprettes en NemKonto. Kasseren sørger hurtigst muligt for dette.
3b: Foreningen skal desuden registreres som et valgt bylaug i kommunen. Formanden sørger for dette.
3c: Hjemmeside. Vi køber Ørbybylaug.dk og sekretæren finder ud af at oprette en side.
3d: Suppleanter deltager i alle bestyrelsesmøder, dog uden stemmeret
3e: Formanden rykker kommunen for referat og vedtægter fra den stiftende generalforsamling samt adresselister over potentielle medlemmer.
4: Arbejdsplan for det kommende år
Der blev ikke startet på en arbejdsplan, bestyrelsen valgte at koncentrere sig om den nært forestående generalforsamling.
5: Generalforsamling
Da generalforsamlingen skal afholdes i Maj (besluttet på stiftende generalforsamling) og indkaldes 5 uger før, har vi meget travlt med at få sendt indkaldelser ud. Følgende aktiviteter og beslutninger er vedtaget:
– Kirsten undersøger straks muligheder for lån af lokale hos kommunen. Enten en skole eller i Kulturhuset. Bedste datoer er 25.-29. Maj, sekunderært 18. til 20. Maj.
– Bestyrelsens bud på en dirigent findes inden næste møde. Leif snakker med flere muligheder.
– Til Generalforsamlingen stliler hele bestyrelsen op til valg.
– Det besluttes at indkaldelsen omdeles via håndkraft
– For kun at skulle ombære breve een gang, skrives på indkaldelsen, at dagsorden med forslag offentliggøres på hjemmesiden.
– Forslag: Medlemsnummeret kan evt være matrikelnummeret.
– Til generalforsamlingen har bestyrelsen følgende forslag: oprettelse af et festudvalg og et kulturudvalg samte en ”Velkommen til Ørby” brochure
– At næste bestyrelsesmøde skal afholdes meget snart.
6: Inmeldelses betaling
Det på den stiftende generalforsamling vedtagne indmeldelsesgebyr fastsættes til kr. 100,-. Kasseren er klar til at modtage betaling af indmeldelsesgebyr så snart bankkontoen er åben.
7: Trafikudvalg
Trafikudvalget blev ikke drøftet. Udvalget har dog selv afholdt første møde og fortsætter indtil videre.
8: Eventuelt
Intet at tilføje
9: Næste møde
Næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag d. 7.april kl. 19:00 hos Roar på Askemosevejen 7.
Referat af stiftende generalforsamling
Afholdt den 24. marts 2009 i Vejby Forsamlingshus
Den stiftende generalforsamling blev afholdt efter følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Vedtagelse af vedtægter
4. Valg til bestyrelse
5. Eventuelt
Ad 1:
Marie Louise H. Widding (Gribskov Kommune) blev valgt som dirigent
Ad 2:
Lonnie Alsen (Gribskov Kommune) som referant.
Ad 3:
Gennemgang af vedtægterne, vedtagne ændringer er markeret med rødt.
§ 1 Navnet på bylauget
Ingen ændringer.
§ 2 Formålet med bylauget:
Drøftelse: Flere af de fremmødte ville gerne vide om bylauget får indflydelse på
fremtidige politiske beslutninger. Svar: Bylauget ligestilles med andre foreninger/laug i kommunen og
kan på lige fod med andre borgere og interessenter komme med indsigelser og bemærkninger i forskellige
sager.
Beslutning om ændring : Tilføjelse af en bestemmelse i vedtægterne om at foreningen skal fungere som bindeled
ml. borger og kommunen .
§ 3 Medlemsskab:
Drøftelse: Om hvorvidt sommerhusbeboerne også skal have mulighed for medlemsskab.
Med den nuværende formulering i vedtægterne kan beboere som ejere af et sommerhus med lovlig helårsbeboelse
være medlem.
Ingen ændringer
§ 4 Kontingent:
Beslutning om ændring: Af Op krævningen følger kalenderåret og der betales et indmeldelsesgebyr som fastsættes ved næst kommende generalforsamling er .
§ 5 Regnskab
Ingen ændringer.
§ 6 Tegningsregler
Ingen ændringer.
§ 7 Ordinære generalforsamling:
Drøftelse: Om at fastsættelse af kontingent rykkes nedad i dagsordenen for at imødekomme
udgifter til evt. aktiviteter i det kommende år.
Beslutning :
Den indkomne kommentar om at der skal føres protokol blev vedtaget.
Varsling af generalforsamling skal ske senest 5 uger før mødet, forslag skal fremsendes til formanden senest 3 uger før
generalforsamling og dagsorden for generalforsamlingen sendes ud til medlemmerne senest 2 uger før mødet.
Ved ordinære generalforsamlinger afgøres sager og forslag med almindelig stemmeflertal. Det er muligt at afgive en
stemme med fuldmagt. Det er ikke muligt at brevstemme. Dette gælder dog ikke ved ændringer i vedtægter og/ eller
ophævelse af bylauget.
Den sidste bestemmelse slettes.
Bestyrelsen sørger for at protokol eller referat ligger på bylaugets hjemmeside. Medlemmer der ikke har netadgang eller e-mail skal have indkaldelse, dagsorden og referat fra generalforsamlingen pr. post.
At det enkelte medlem skal have betalt kontingent for at have stemmeret ved generalforsamlinger
§ 8 Ekstra ordinær generalforsamling:
Beslutning: Formulering om protokol som i § 7.
§ 9 Bestyrelse:
Drøftelse: Om hvor mange medlemmer der skal være i bestyrelsen. Der blev stillet forslag om at stemme
på enten 5 eller 7 medlemmer af bestyrelsen.
Beslutning : Ved håndsoprækning blev det besluttet at bestyrelsen består af 5 medlemmer og 2 suppleanter.
Formand og kasser bør ikke være på valg samme år. Foreninger skal ikke have automatisk ret til
en post i bestyrelsen. Protokol skal offentliggøres på hjemmeside.
§ 10 Udvalg:
Ingen ændringer.
§ 11 Foreningens opløsning:
Beslutning: Bestyrelsen Generalforsamlingen beslutter hvad evt. aktiver skal anvendes til.
Ad 4:
Valg til bestyrelsen. Anders, Flemming, Kirsten, Laila, Leif, Peter og Roar
stillede op.
Leif blev valgt til formand, Peter til kasser, Flemming og Laila suppleanter mens resten af bestyrelsen konstituerer sig ved næste møde.
Kontakt til bestyrelsen går via formanden Leif Jakobsen via leif.jakobsen@mail.dk eller via www.vejby-sogn.dk
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 7. April 2009 kl. 19:00
Til stede hos Roar Sæther var Leif, Roar, Peter, Lejla og Anders
1: Godkendelse af referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt
2: Status fra kasseren
Peter er i gang med at skaffe foreningen et CVR nummer så vi kan få en bank-konto (NEM konto), og skal i første omgang selv have en digital signatur som er bestilt.
3: Status på hjemmeside
Anders melder at hjemmesiden er i luften med de mest basale oplysninger. Alle er velkomne til at bidrage med mere. Vi opretter en FaceBook gruppe for Ørby, samt udprinter store skilte med www.ørbybylaug.dk til opsætning ved indkørselsvejene. Anders har ansvar for skiltningen.
4. Arbejdsplan for det kommende år
Der blev etableret forslag til arbejdsgrupper til vedtagelse på Generalforsamlingen.
– Kulturprojektet: står for bla. at oprette et fælles rekreativt område
– Festprojektet: står for at arrangere en årlig fest i første omgang, mere efter behov.
– Trafikprojektet: Forsøger at nedbringe mængden og hastigheden på trafikken gennem landsbyen.
– Byforskønnelsesprojektet: Højne indtryk og trivsel i Ørby f.eks ved etablering af blomster og bænke.
5. Generalforsamling
Kirsten har ikke meldt tilbage med lokale eller dato, Leif prøver onsdag at få fat på Kirsten, sekundært at ringe til skole og Kulturhuset og få en aftale i stand. Det besluttes at lave en indkaldelse på eet A4 ark, som vi selv deler ud med håndkraft så snart detaljerne om lokaler og dato er på plads. Detaljerne blev nedfældet og Anders layout’er indkaldelsen inklusive afrivningskupon til dem som ikke har adgang til Internet. Indkaldelsen sendes ud til bestyrelsen via mail til godkendelse inden den mangfoldiggøres. Anders laver også en indmeldelsesseddel som folk der ønsker at være medlen, kan udfylde på Generalforsamlingen samt en Projektgruppe tilmeldingsseddel.
6. Indmeldelsesbetaling
Indmeldelsesgebyret er kr. 100 pr. ejendom. Beløbet kan betales på Generalforsamlingen.
7. Projekt Trafik
Trafik-projektet har ikke haft møde siden sidste bestyrelsesmøde.
8. Eventuelt
Hvem der omdeler hvilke indkaldelser (veje) koordineres via mail.
Næste bestyrelsesmøde afholdes Tirsdag d. 12. Maj på Damhaven 5.