Ørby Bylaugs Bestyrelsesmøde
Mandag den 24.4 2023 kl 19.00-21.00 hos Jytte Sørensen.
Referat
Tilstedeværende Marián, Jytte, Kristina, Martin og Henrik
Afbud: Anders
Ad 1. Valg af referent
Henrik Egetved
Ad. 2 Generalforsamlingen
Ad a) Valg til bestyrelsen
Jytte Sørensen er på valg og stiller gerne op til en ny periode. Da Morten har forladt bestyrelsen på grund af private årsager mangler vi et bestyrelsesmedlem, så vi skal have valgt et nyt medlem på generalforsamlingen
Ad. b) Bestyrelsens forslag til dagsordenpunkter
Marián forslår, at vi præsenterer resultaterne af borgerundersøgelsen på generalforsamlingen. Kristina påtager sig opgaven.
Ad. c) Valg af intern revisor
Annette har indvilget i at fortsætte som intern revisor med mindre, der er en anden i bylauget, der kunne tænke sig hvervet. Vi vælger intern revisor på generalforsamlingen.
Ad. d) Regnskab 2022
Regnskabet er klar til at blive fremsendt intern revisor og formanden. Jf. Vedtægterne.
Ad. e) Endelig dagsorden
udsendes 3. Maj 2023. Jf. Vedtægterne.
ad. F) Kontingent 2023
ca. 32 husstande (32/135) har betalt kontingent for 2023.
Ad 3. Opfølgning på sidste møde
Ad. a) kriterier for opslag på facebookgruppen
De nye kriterier godkendes.
Ad. b) Branddammen på Askemosevejen
Bestyrelsen har endnu ikke modtaget svar på henvendelsen til kommunen, når det indkommer videresendes det til alle i bestyrelsen til orientering. Vi arbejder videre med punktet på bestyrelsesmødet i juni.
Ad. 4 Vision for bestyrelsesarbejdet i 2023/24
Vi drøfter hvad der giver energi og mening i bestyrelsesarbejdet. Der fremkom flere ønsker og forslag til, hvad vi kan prioritere i bestyrelsesarbejdet i 2023/24, ud over de índsatser vi allerede har gang i. Her blev bl.a. nævnt; opsætning af et bogskab på festpladsen, flere uformelle træf medbringende kaffe, kage og drikkevarer hvor det kan arrangeres. Et ønske om at støtte op om endnu en Ørbykoncert i 2023, opfordre til genoplivning af loppemarked, flere samspisninger hos beboerne, for at netværke og lære hinanden at kende.
Ad 5. Borgerundersøgelsen marts 2023
Drøftelse og analyse af den borgerundersøgelse, som var sendt til samtlige husstande i Ørby.
fællesaktiviteter.
39 indkomne svar, incl. fra medlemmer af bylaugets bestyrelse (39/ca. 135 husstande i Ørby).
85% svarende til 32 besvarelser kommer fra medlemmer i bylauget. De sidste 7 besvarelser er fra byboere som ikke er medlem af bylauget.
27 svarer, at de aldrig, sjældent eller kun engang i mellem deltager i fællesaktiviteter 9 deltager ofte eller næsten altid.
De fleste er tilfredse med antallet og karakteren af fælles aktiviteter enkelte mener at vi skal nedlægge løvsprings- og løvfaldsturen, hvilket bestyrelsen beslutter at gøre med øjebliklig virkning, idet der de sidste par år har været meget ringe eller slet ingen tilmeldte til disse. De to aktiviteter sløjfes af årshjulet.
Resultatet af borgerundersøgelsen præsenteres på generalforsamlingen undersærskilt punkt.
Ad 6. Distribution af Vejby Nyt i Ørby
Det har ikke været muligt at finde en ny omdeler i byen. Dette meddeles Erik Malling i Vejby, der findes en alternativ løsning for Ørby.
Ad 7. Løvspringstur
Der planlægges ingen løvspringstur i år jf. Punkt 5.
Ad. 8 Evt.
Intet til eventuelt
Referat af bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug d. 20/2-2023
Tilstede: Marián, Kristina, Martin, ytte og Henrik.
Afbud: Anders.
1. Valg af referent: Martin valgt.
2. Præsentation af fremmødte: Leif præsenterer sig selv for bestyrelsen.
3. Kollektiv bæredygtig energiforsyning i Ørby:
a. Resume ved Marián: Marion fortalte om møde om grøn energi, hvor Jytte og Marion deltog. Her fortalte Marián om vores ønske om at lave en grøn energi landsby.
b. Leif holdt fint oplæg om diverse vame- og elanlæg.
4. Opfølgning på sidste møde:
a. Facebook side: Marion og Martin mødes den 13/3 hos Marián og kigger på regler og opsætning.
b. Pamflet til nye Ørby Borgere: Kristina har lavet en fin ny folder. Vi snakkede om hvor vi vidste der er kommet nye beboere. Aftalte hvem der afleverer hvor.
5. Drejebog for fælles aktiviteter: Vi skal have faste aftaler omkring hvem og hvornår til arrangementerne. Vi tester Marián’s drejebog næste gang vi afholder et arrangement.
6. Generalforsamling. Forslag til afholdelse 22/5 kl. 18.30. hos Kristina og Morten på Attelund Askemosevejen 10
o Indkaldelse sendes ud 5 uger før 17/4
o Dagsorden sendes ud 2 uger før
o Forslag kan fremsendes indtil 3 uger før.
o Henrik udsender indkaldelse til generalforsamling senest 17/4 til Ørby mailgruppen og facebook siden.
7. Survey: Marián har lavet et Survey. Sendes ud i marts.
8. Sløjfning af branddam: Jytte laver udkast til kommunen, og mulighed for nedlæggelse af branddammen.
9. Forslag til mødekalender 2023: Marián har lavet forslag til møde kalender frem til første møde i 2024. 17/4, 19/6, 21/8, 16/10, 18/12 og 19/2-2024.
10. Evt.: Anders laver oplag om der er opbakning om en løvspringstur.
Ørby Bylaug Bestyrelsesmøde referat Mandag d. 17. oktober 2022 kl. 19.00 hos Henrik Egetved
Til stede: Marian, Kristina, Jytte, Martin, Henrik, Morten
Afbud: Anders
Vi siger farvel og tak til Morten efter mange års tjeneste i Bylauget
Opfølgning på sidste møde
Hjemmeside (Martin)
“Kreative Ildsjæle” fra hjemmesiden er p.t. tomt
Vi skriver hvad udstyr vi har som kan lånes (telt, borde, grill, mv) til at holde et kreativt arrangement for borgerne
Marian laver en tekst
Martin uploader på hjemmeside
Pamflet (Kristina)
Kristina opdaterer pamflet og printer 5 eksemplar til hver medlem
Vi giver hver til dem der flytter ind i nærheden og skriver i gruppen hvem der er givet til
Løvfaldstur (Anders)
Anders laver opslag på Facebook og hjemmesiden
Kriterier for Facebook opslag (Martin)
Henrik og Martin kigger på andre facebook grupper som inspiration (Gilleleje)
Sender til høring hos resten sf bestyrelsen senest d. 15. november
Halloween 31. oktober (Marian)
Kristina poster Facebook opslag omkring halloween trick or treating sammen og hvor man mødes mandag d. 24. oktober
Juletræsfældning & tænding (Marian)
3. december juletræsfældning
4. december juletræstænding
Jytte følger op med Gert omkring komfur og lyskæder
Jytte spørg Per omkring hvorvidt han giver strøm til lyskæde i år
Anders følger op med Philip omkring donering af juletræ
Jytte køber pølser og brød til d. 3. (til ca. 15 personer)
Jytte køber æbleskiver og gløgg til d. 4. (til ca. 40 personer)
Gadekær (Kristina)
Beton gadekær med overløb som går ned i kloaken
Det er farligt at der ikke er en trappe til hvis dyr eller børn falder i
Der er lugtgener derfra om sommeren
Jytte har taget kontakt til Kommunen og de har ingen forpligtigelse til at vedligeholdelse
Marian får Leif til at spørge i NY LAG om det er andre landsbyer der har haft samme ønske om at nedlægge deres ikke i brug branddam
Marian følger op med andre Bylaug omkring ligende erfaringer
Bærerdygtig landsby (Marian)
Møllegårds grunden som solcelle område for at give noget strøm til hele landsbyen
En kombination af etablering af andelsforening og søge fonder forskellige steder (bl.a. NY LAG)
Teknologisk institut kunne inddrages
Andelsvarme forening med forstørret luft til vand som dækker flere husstande er også brugt andre steder
Vildt hegn omkring grunden (miabella og vilde blomster) og får på grunden
Undersøg ligende landsbyer (Brenderup på Fyn har solcellepark)
Marian og Jytte undersøger muligheder og ekspertiser i nærområdet
Laver et opslag på Facebook omkring om nogen vil være med i arbejdsgruppe
Evt.
HØSTFEST
Koncept gentænkes til foråret. Det vil blive forsimplet og uden betaling, i stedet tager man egen picnickurv med. Det skal være på et niveau hvor det kan afholdes lige meget hvor mange
Høstfest skal ikke give penge til resten af årets arrangementer (så hellere et lidt højere kontingent)
SPØRGESKEMA
Doodle eller Survey Monkey
Det kunne være interessant at kende demografien i Ørby bedre for at tilpasse arrangementer til dem
Vil folk gerne modtag dagsorden?
Marian og Kristina mødes i januar og laver en Survey
LÆSSEGRUPPE
En beboer fra Ørby vil gerne lave en læsegruppe for max. 8 personer
Ved interesse tag kontakt til Marian
GÅGRUPPE
Marian har interesse i at lave en gruppe med folk fra Ørby til at gå ture udenfor byen
MOTIONSCYKELTURE
Henrik synes cykelture i området kunne være hyggeligt
Referat af bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 15/8 2022 kl. 19.00 Hos Jytte
Til stede: Marián, Kristina, Jytte, Martin, Morten, Henrik, Anders
Afbud: Ingen
- Valg af referent
Anders er valgt.
- Høstfest 2022, hvor langt er vi i forberedelserne:
A) tilladelse til at anvende festpladsen er på plads
Der er næsten tilladelse til at bruge pladsen fra alle, kun Torben mangler. Martin fanger ham på Messenger.
B) Opstilling af telte, borde, stole, pynt etc (Henrik)
Der er ikke sket noget, Henrik har modtaget forslag til navne. Vi vil gerne have 10 stk på telt-holdet på selve dagen.
C) Kagekonkurrence (Jytte)
Der er endnu ikke tilmeldt kager til konkurrencen. Kristina laver et opslag hvor der efterlyses flere kager. Jytte har styr på dommer-komiteen.
D) Ørbyløb (Anders)
Morten Kristensen vil gerne afholde en post på Askemosevejen 10
Jytte vil gerne holde en post på trekanten v. Englodsvej 2.
Morten laver Kimsleg på Åmosevejen 2
Anders får ungerne til at stå for en post eller 2.
E) Band (Morten)
Bandet har aftalt øvedag mandagen før. Nogle af numrene fra Ørby koncerten vil indgå. Der vil være ca 1 times musik. Det er ikke sikkert at børnekoret bliver til noget, vi får at se. Morten laver opslag med forslag til øve-datoer og ser om der er tilslutning. Vi har muligheder for at låne EUR-paller til trommeslageren men der skal nogle plader på.
F) Indkøb til bar, arbejdshold etc. (Martin og Marián)
Henrik checker med Torben om teltene skal blive stående til loppemarkeder.
Vi mangler køleskabe til baren. Martin checker om vi kan låne nogle, alternativt hvad de kan lejes for. Måske har Rema 1000 muligheder? Indkøb af hotdogs og pølser skal planlægges til teltholdet til opsætning og nedtagning.
G) Yderligere reklame?
Marian laver yderligere opslag om bar.
Morten laver opslag lige nu og i morgen ved børnekor
Marian udsender onsdag
Martin udsener torsdag.
Kristina udsender fredag
H) Tilmelding til festen (Martin)
Som sædvanligt er der ikke så mange tilmeldte endnu.
I torsdags-opslaget skal vi huske at skrive at folk skal medbringe egne stole.
I) Plan for betjening af baren (?)
Marian efterlyser børn og unge til vagten, en fra bestyrelsen er backup i løbet af aftenen.
- Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde ( 30. Maj 2022)
A) opdatering af hjemmesiden (Martin)
Alle kigger hjemmesiden igennem og kommer med kommentarer til næste møde.
B) Orientering om den stiftende generalforsamling NY LAG 3. Juni 2022 (Marián)
Marián orienterer fra stiftende generalforsamling. Vi skal følge LAG’s arbejde hvis vi ønsker at lave større projekter med tilskud, særligt hvis det vedrører bæredygtighed eller børn/unge.. Leif er stemt ind i bestyrelsen, så vi kan kontakte via ham.
C) Revision af pamflet til nye Ørby borgere (Marián)
Kristina og Marián laver pamflet sammen med Charlotte. De har udkast parat senest til næste bestyrelsesmøde. Martin undersøger muligheder for billig tryk og informerer gruppen.
- Løvfaldstur – er der brug for et arbejdsteam?
Anders har styr på løvfaldsturen som går til Nødebo og poster ud efter høstfesten.
Næste møde 17. Oktober 2022 hos Henrik, Englodsvej 22.
Kristina tager kage med.
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 30. Maj 2022 kl 19:00 hos Marian
Til stede: Marian, Kristina, Jytte, Martin, Henrik, Anders
Afbud: Morten
Da Kristina er ny i bestyrelsen startede vi inden dagsordenen med at præsentere os selv bordet rundt.
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen er godkendt af alle
2. Valg af referent
Anders er valgt
3. Bestyrelsen konstitueres
Marian er allerede formand og Martin er kasserer. Bestyrelsen mangler derfor at konstituere en næstformand. Kristina accepterer invitationen til at stille op og vælges enstemmigt.
Bestyrelsen er nu:
- Formand: Marian
- Næstformand: Kristina (Kristina.m.chr@gmail.com)
- Kasserer: Martin
- Bestyrelsesmedlem: Henrik
- Bestyrelsesmedlem: Morten
- Bestyrelsesmedlem: Anders
4. Mødekalender
Bestyrelsen vil gerne mødes på mandage da det generelt passer alle. Det aftales at fremtidige møder bliver afholdt den 3. mandag i lige måneder:
- 15, August 2022 hos Jytte
- 17. Oktober 2022
- December intet møde
- 20. Februar 2023
5. Høstfest
Festen afholdes stadig 3. September 2022
Opstilling af telte sker Tordag d. 1. sept kl. 17:00. Vi foreslår at der er øl, vand og pølser til mandskabet
Nedtagning Søndag d. 4. klokken 11:00.
Opgaverne er:
- Martin og Marian: Indkøb til kiosk/bar
- Jytte: Kagekonkurrence
- Anders: Ørbyløb
- Henrik: Opstilling og nedpakning af telte og lys og borde, oppyntning
- Morten: Snakker med Mads om band. Sørger de selv for lydanlæg og scene ?
Bestyrelsen talte om en række kandidater til arbejds-teamet som opstiller og nedtager telte, lys osv. Navnene er sendt til Henrik i mail.
6. Fastsættelse af dato for løvfaldstur
Løvfaldsturen afholdes efter årshjulet den sidste søndag i Oktober. I år giver dette dog sammenfald med Halloween så vi afholder i stedet turen søndag d. 6. November og turen går til Nødebo og ud på næsset i Esrum Sø. Anders planlægger og annoncerer via mail og Facebook.
7. Opdatering af hjemmeside
Martin har accepteret at være Webmaster. Marian undersøger om Ole vil bruge 30 min på at sætte Martin og Anders ind i WordPress, så vi kan være selvkørende med opdateringer på hjemmesiden.
Martin har login til systemet, så alt skulle være klart.
8. Eventuelt
Ny LAG stiftes i Frederiksværk 8. Juni fra 18-21, Marian deltager, tager gerne andre med i bilen.
Tak for god ro og orden 🙂
Referat fra Generalforsamling 2022 i Ørby Bylaug
17. Maj 2022 på festpladsen på Ørby Gade
Referent: Anders Trolle
Formand Anders bød velkommen og vi startede med dagsordenen:
Valg af dirigent
Henrik Egetved blev enstemmigt valgt
Valg af referent
Anders Trolle blev enstemmigt valgt
Valg af stemmetæller
Mads blev enstemmigt valgt
Bestyrelsens beretning
Formanden berettede om tiden siden sidste generalforsamling (29. August 2021). Vi havde en sejltur med færgen Frederikke på Arresø efterfulgt af Generalforsamling. Den 10. Oktober blev der afholdt Ørby Komsammen hos Gert, dog med meget lille fremmøde.
Bestyrelsen koordinerede den årlige Halloween vandring rundt i byen, med et fantastisk stort opbud af børn – en kæmpe success. 2. søndag i advent var der juletræstænding og træet blev dagen før hentet på Wiirmandsgården, traditionen tro.
14. April 2022 forlod den daværende kasserer bestyrelsen uden varsel og uden at have lavet et årsregnskab for 2021. Martin var en kæmpe helt og fik skaffet alle manglende kvitteringer og styr på alle bilag og lavet et regnskab i et online regnskabsprogram. Vores revisor Annette var også en kæmpe helt og fik i sidste øjeblik inden Generalforsamlingen revideret og godkendt regnskabet.
Fremlæggelse af regnskab
Martin uddelte og gennemgik regnskabet som var godkendt af revisoren med enkelte mindre kommentarer. Generalforsamlingen bifaldt Martins gode arbejde og godkendte regnskabet.
Forslag fra bestyrelsen
Fra bestyrelsen var fremsat forslag om at ændre paragraf 9 i vedtægterne til en 7-mands bestyrelse. Generalforsamlingen besluttede at man hellere ville ændre vedtægterne til en lidt mindre bestyrelse til næste år og samtidig præcisere hvilke roller der er på valg i hvilke år samt om eventuelle suppleanter har stemmeret. Forslaget blev nedstemt.
Forslag fra medlemmer
Der var ikke indkommet forslag fra medlemmerne.
Fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr
Bestyrelsen anbefalede at kontingentet øges fra de nuværende kr 50,- pr år pr husstand til kr. 100 pr år pr husstand gældende fra 1. Januar 2023.
Forslaget blev vedtaget.
Valg til bestyrelsen
Først blev der stemt om rollen som Kasserer. Martin var konstitueret kasserer og stillede op til posten som Kasserer. Martin blev enstemmigt valgt.
Dernæst blev der snakket en del om formandsposten som endte med at Marian Cederström accepterede at stille op til formandsposten og hun blev enstemmigt valgt ind.
Endeligt blev der stemt om en suppleant-post, Anders Trolle valgte at stille op og blev enstemmigt vedtaget.
Bestyrelsen består nu af:
Formand: Marian Cederström
Kasserer: Martin Røssel
Medlem: Henrik Egetved
Medlem: Morten Rolskov Westergaard
Medlem: Jytte Skov Sørensen
Suppleant: Anders Trolle
Ved førstkommende bestyrelsesmøde skal bestyrelsen konstituere en næstformand.
Eventuelt
Vores ny formand Marian sluttede af med at konstatere at bestyrelsen skal arbejde med kommunikation.
Anders takkede deltagelsen samt god ro og orden.
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 7. April 2022
Sted: Mødet holdes hos Gert.
Fremmødt: Martin, Gert, Henrik, Morten, Jytte, Anders
Referat: Anders
Gennemgang af referat fra sidste møde
Ingen indsigelser
Kommende aktiviteter
Løvspringstur sidste søndag i April og Høstfest første lørdag i September
Søndag d. 24. April: Gert arrangerer turen denne gang.
Høstfest 3. september:
Morten står for musik og kor undervejs. Bestyrelsen er ok med op til kr 1000 til kørsel af musikere udefra.
Anders står for aktiviteter og et Ørby løb
Jytte står for bagekonkurrence
Henrik: Teltslagningsholdet
Martin og Gert: Bar/kiosk/discolys/popcorn/slush-ice/Lys i teltet og pynte op
Anders: Tænde grill op 2 timer før.
Morten: Kommunikation
Maden arrangeres ved at folk selv medbringer det som skal grilles samt en portion fælles tilbehør til buffet.
Møllebjerggård
Gert har kommunikeret med kommunen og lige nu foreligger der ikke en tilladelse så det ser ud til at sagen er gået i stå.
Konstiturering af bestyrelsen
Det ordner vi efter Generalforsamlingen.
Generalforsamling i Maj
Vi afholder Generalforsamling: Tirsdag d. 17. Maj kl. 19:00. Jytte finder et sted.
3 Forslag fra Bestyrelsen:
· Kontingent øges til kr 100,- pr år gældende fra 1. Januar 2023.
· Anders skriver Sekretæren ud af vedtægterne
· Anders skriver suppleanter ud af bestyrelsen som foreslås at bestå af 7 mand. Formand, næstformand og kasserer + 4 menige.
Anders opfordre til nye kandidater til bestyrelsen i indkaldelsen.
Formanden er den eneste som er på valg. Anders modtager ikke genvalg som formand, men vil fortsat gerne stille op til post som menigt bestyrelsesmedlem.
Ændring af betalingsprocedurer ved små beløb
Gert kontakter banken og får formand, næstformand og kasserer registreret hos banken. Dette sker efter generalforsamlingen.
Diskussion af om Mobilepay er den rette løsning
Gert skriver til MobilePay og spørger om de har en billigere løsning – den nuværende koster næsten halvdelen af vores kontingenter.
Hjemmesiden
Martin snakker med Henrik om at få WordPress logins til hjemmesiden, så bestyrelsen kan redigere indhold.
Eventuelt
Jytte har planer om at gøre Ørby til selvforsynende med energi. Energisk snak med Gert efterfølgende – det er ikke det sidste vi kommer til at høre om dette 🙂
Formanden takker for god ro og orden.
Bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 7. September 2021 hos Morten
Til stede er Gert, Henrik, Martin, Morten, Jytte, Bo og Anders
Afbud: Ingen 🙂
Referat skrevet af: Anders
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Ingen kommentarer
2. Møllebjerggård
Henrik snakkede med arkæologerne på grunden. De regner ikke med at finde noget, som giver forbud mod at bygge. Arbejdsgruppen fortæller om status under Ørby Komsammen (se herunder).
3. Ørby Komsammen
Gert vil gerne lægge hus til et par timer en søndag eftermiddag 10. Oktober 2021 fra kl 15 – 17 på Maglebjergvej 22. Anders skriver udkast til tekst, Gert godkender.
Bylauget fortæller om aktiviteter (bla sommerfest 1. Lørdag i September)
Henrik beder Henrik om at fortælle om en status på Møllebjergård.
Morten tager guitar med og vi får lidt musik og sang.
3. Sommerfest
I år en sejltur på Arresø. Dem som deltog fortæller om en dejlig sejltur med god stemning.
Bestyrelsen er enige om at vi til næste år skal have en telt-fest som vi plejer.
Vi forsøger at kapre et par stemmer til Ørby komsammen d. 10. Okt.
Skal vi etablere en permanent bålplads/grillplads på trekanten?
Skal vi husstands-omdele en folder ?
Spændende emner som vi taler om til næste møde.
Genopfriskning af årshjulet. Årshjulet er:
Løvspringstur: Sidste søndag i April
Høstfest: Første lørdag i September
Løvfaldstur: Sidste søndag i Oktober
Halloween: 31. Oktober
Juletræstænding: 2. Søndag i Advent
4. Opfølgning på Generalforsamling, konstituering af ny bestyrelse
Bestyrelsen konstituerer sig således:
Formand: Anders
Næstformand: Martin
Sekretær: Morten
Kasserer: Gert
5 Kultur i Ørby, Mortens indlæg fra Generalforsamlingen
Morten er glad for den positive modtagelse og Morten og Gert snakker om at bruge hans scene. Morten vil gerne have et Jazz navn til byen. Frændekilde er til salg, så Morten overvejer hvad der så skal ske.
Nyheder fra området
Frændekilde er sat til salg.
Ørby Grønthandel lukker
Ørby Vingaard bygger restaurant til 100 gæster
6 Loppemarkeder
Er annonceret til 11 og 12 September. Der er ingen interesserede så loppemarkedet lukkes ned.
7: Næste møde
Vi mødes hos Henrik tirsdag d. 26. Oktober kl 19:00 på Englodsvej 22. Her skal vi tale om Juletræstænding.
8: Eventuelt
Generalforsamling i Ørby Bylaug 29. august 2021 kl. 10:00
Dagsorden:
1/ Valg af dirigent
2/ Valg af referent
3/ Valg af stemmetæller
4/ Bestyrelsens beretningen
5/ Fremlæggelse af regnskab
6/ Forslag fra bestyrelsen
7/ Forslag fra medlemmer
8/ Fastsættelse af kontingent og indmeldelse
9/ Valg til bestyrelsen
10/ Valg af intern revisor
11/ Evt.: (a/ Sommerfest, b/ Morten Rolskov Westergaard, c/årshjul/web)
Ad1/ Martin Røssell vælges som dirigent, og konstaterer at generalforsamlingen er lovligt indkaldt.
Der er 10 personer til stede ved generalforsamlingen.
Ad2/ Annette Aaskilde vælges til referent.
Ad3/ Gert Lassen vælges til stemmetæller
Ad4/ Anders Trolle, aflægger som formand beretning på bestyrelsens vegne. Starter med at
fortælle at bestyrelsen har været medunderskrivere på en indstillling til kommunen ang en såkaldt ”2 minus 1 vej”(En vej med mulighed for at vige til siden, når man møder modkørende) fra Ørby ad Askemosevej til Kildevejen. Det frembringer kort snak om vores vej, Maglebjergvej ud mod gartneriet og tidl Tågerup Planteskole, da netop den vej er meget brugt og underdimensioneret.
Formanden fortsætter sin beretning fra det forgangne år:
På grund af situation med restriktioner har det været svært med aktiviteter. Høstfesten har ikke været mulig. Løvfaldsturen og Halloween var ligeledes aflyst. Ved juletræstændingen var der et forsamlingsloft på 10 personer. Da vi er en forening, lykkedes det at samle en del børn/unge under 25 år, da restriktionerne var blidere for den aldersgruppe. Så traditionen med juletræs tænding, kunne der holdes fast i, især for børnene.
Der fremhæves, at det er i eftermiddag at der er fælles sejltur, og der stadig er ledige pladser. Derudover mindes der om loppemarkedet nu den 18. og 19. september, hvor man skal tilmelde sig til Jytte Skov. Der tales kort om at lommemarkedet typisk er weekenden efter Høstfesten, da teltene så kan blive stående til arrangementet.
I forbindelse med formandens beretning tales der om at løvfaldsturen også kunne være en landsby vandring. Henrik Egtved foreslår at det kunne være spændende at høre om de fund der er på den gamle gårds grund. Jytte Skov supplerer med at de bør være færdige med at undersøge ultimo oktober 2021. I den forbindelse tales der også om at ”vi” vil rykke for hvad der sker med bygherrens planer ang byggeriet på grunden. Indtil videre har der været ”helt dødt” fra kommunes side” i forhold til vores skrivelse for at sikre at vores landsby lokalplan kan overholdes. Referenten får sin mand, Henrik til at forespørge Gribskov Kommune ang status om byggeriet, da han er med i gruppen der på landsbyens vegne overvåger det kommende byggeprojekt.
Ad5/Kasserer Bo Søe Saltzstein fremlægger regnskabet, og der har ikke været de store rokeringer. 48 medlemmer har betalt kontingent og der har været lidt udlejning. Udgifterne var blandet andet til friser og grus til det lille skur hvor borde og telte opbevares. Gebyrer er til bank og foreningen mobilpay. Bestyrelsen kan vælge i næste regnskab af fx afskrive lidt på skuret.
Ad6/ ingen forslag fra bestyrelsen
Ad7/ ingen forslag fra medlemmer
Ad8/Der er ikke indmeldelsesgebyr, og kontingentet forbliver på nuværende niveau: 50,- kr pr husstand.
Ad9/ Kasserer og bestyrelsesmedlem, yderligere 2 suppleanter på valg.
Der tales om omfanget af arbejdet i bestyrelsen. Der er møde ca. hver 2.-3. måned og mødet varer ca. 1,5 time pr gang.
Gert Lassen vælges som ny kasserer.
Martin Røssell, genvælges som bestyrelsesmedlem
Henrik Egtved, og Bo Søe Saltzstein vælges begge som suppleanter til bestyrelsen.
Der nævnes, at suppleanter anbefales at have fremmøde, det er dog valgfrit.
Ad10/ Annette Aaskilde modtog genvalg som intern revisor
Ad11/a/ Sommerfest: Sidste sommerfest var med ”hiv og sving” at det kunne lade sig gøre. Der tales om forskellige muligheder. Der mindes om at Århjulet så datoer er fremme i folks bevidsthed og måske endda postes hyppigere på FB og på egen hjemmeside. Der tales om værdien af fællesskabet i byen og alle fremmødte tænkte at Høstfesten fortsat har stor fællesskabs værdi for landsbyen. Der foreslås at bestyrelsen med fordel kan tale om hvordan der sikres god kommunikation med medlemmerne. Således at deltagelse også kan være i at hjælpe lidt til med forberedelse af høstfesten. Fx: telte op torsdag kl. 17-18.30, og diverse andre opgaver, således at alle har en lille opgave som en naturlig del af festdeltagelsen.
b/Morten Rolskov Westergaard: lufter ideer og inspireres af: ”Det at få noget til at blomstre, der hvor man er..” alt er fortsat på kreativt ide- plan: musik og mad. Visionen er endnu ikke fast formuleret, men ideer som : at bringe Ørby ressourcerne sammen: Alt fra de gode råvarer: kød, vin, grønt, frugt og kombineret med landsbyens musikere og historiske fakta fra landsbyen. Inspiration og deltagelse i ide´udvikling ønskes gerne, kontakt Morten.
Der tales om lokale events som kunne inkl besøg forskellige steder i Ørby med forskellige små events, fx i Mortens have, hos Gert, på teltpladsen, på Frændekilde, på vingården osv osv
Spændende med ny energi og initiativ, og der var en god snak om den spændende mulighed blandt de fremmødte.
c/Henrik Aaskilde, modtager gerne info fra bestyrelsen, når der årshjul, aktiviteter osv, der kan med fordel kan bringes på det medie også.
// således opfattet, ref: Annette Aaskilde
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug
29. Juni 2021 kl. 19:00 hos Anders
Fremmødt: Bo, Anders, Morten, Jytte, Martin
Afbud: Susanne
Referat: Anders Trolle
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Ingen kommentarer – det er ret længe siden 🙂
2. Møllebjerggård
Der er Ikke noget ny info om Møllebjerggård og lokalplanen.
4 Sommerfest
Laves på båden Frederikke søndag d. 29. August. Vi tænker 2 eller 3 timers sejlads. Jytte ringer og hører om mulige afgange. Vores pris: Kr. 100,- for voksne, kr. 30,- for børn som endnu ikke er fyldt 13 år. Vi starter kl. 14:00 om muligt fra Ramløse Havn.
5 Generalforsamling/Ekstraordinær generalforsamling
Samme dag kl 10:00 på pladsen, hvis Bo kan. Bo melder tilbage om dato og klokkeslæt.
Status på bestyrelsen:
· Bo er Kasserer og har siddet i 2 + 2 år og er på valg og modtager sandsynligvis genvalg
· Anders er Formand, har siddet i 2 år (ud af 3) og fortsætter
· Martin er bestyrelsesmedlem og har siddet i 4 år og er på valg men modtager genvalg
· Jytte er bestyrelsesmedlem og har siddet i 1 år og fortsætter
· Morten er bestyrelsesmedlem og har siddet i 1 år (som bestyrelsesmedlem) og fortsætter
· Susanne er suppleant og har siddet i 2 år og skal på valg.
Anders skriver til Leif om hvordan man afholder GF/Xtraordinær GF. Sender efterfølgende indkaldelse ud til alle.
6 Loppemarkeder
Jytte snakker med Torben om han vil stå for noget.
7: Næste møde
10. August kl. 19:00 – 21:00 hos Morten. Vi skal udsende dagsorden til GF. Vi skal minde om at man kun har stemmeret hvis man har betalt kontingent.
8: Eventuelt
Vi repeterer fra sidste møde, at Jytte vil snakke med Malene Feist Andersen (det ny hus på Ørby stien) om at blive suppleant.
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug
5. November 2020 kl. 19:00 hos Anders
Fremmødt: Bo, Anders, Morten
Afbud: Susanne, Martin, Jytte
Referat: Anders Trolle
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Ingen kommentarer
2: Juletræstænding
Vi har tradition for juletræstænding 2. Søndag i Advent som i år er 6. December.
Det plejer at være et arrangement for hele familien, men i år er det generelle forsamlingsforbud på 10 personer, så det gør ikke den traditionelle facon mulig.
Vi kan derimod lave arrangementet som et fritidsarrangement for børn og unge under 25 år, som udelukkende afholdes udendørs. På den måde gælder en et forsamlingsforbud på 50 personer, med de sædvanlige krav til hygiejne som vi kender. Jvf. Kulturministeriet og Dansk Ungdoms Fællesråd.
Arrangementet bilver med møde kl. 14:00 og hentning og opsætning af træ, tænding ca kl. 16 og færdig kl 17. Der laves æbleskiver, gløgg og cacao.
3. Møllebjerggård
Der blev afholdt borgermøde om situationen på Ørby Gade 3. Tak til Kim fra Frændekilde, for at give alle fremmødte husly og kaffe til mødet. Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af Louise Frederiksen, Pil Bredahl, Hanne Pedersen., Henrik Egetved og Henrik Ambirk. Grupppen har efterfølgende mødtes og skrevet og indsendt en betænkning vedrørende den ny bygherres planer om at ændre lokalplanen. Det er et meget professionelt dokument som er rundsendt til kommunen. Tak til arbejdsgruppen, særligt Henrik Ambirk som har lavet et meget stort forarbejde forud for mødet.
4: Næste møde
Vi er så få fremmødte, at vi vælger at aftale næste møde via e-mail.
5: Eventuelt
Vi repeterer fra sidste møde, at Jytte vil snakke med Malene Feist Andersen (det ny hus på Ørby stien) om at blive suppleant.
Referat fra bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug 13. August 2020 kl. 19:00 hos Anders
Fremmødt: Martin, Bo, Anders, Jytte
Afbud: Morten, Susanne
Referat: Anders Trolle
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Ingen kommentarer
2: Generalforsamling
Generalforsamlingen blev lovligt afholdt 30. Juli på festpladsen i Ørby. Generalforsamlingen gik godt, men fremmødet var ret lavt. Se referat fra Generalforsamlingen for detaljer.
Bestyrelsen tager til efterretning at der er ønske om faste datoer for arrangementer. Vi publicerer et årshjul med alle foreningens arrangementer, og tilstræber at de alle får en fast tilbagevendende dato. Vi definerer nu følgende:
Løvspringstur: Sidste søndag i April
Høstfest: Første lørdag i September
Løvfaldstur: Sidste søndag i Oktober
Halloween: 31. Oktober
Juletræstænding: 2. Søndag i Advent
Bo har bekræftet at Anette gerne vil være revisor for 2020 også
Har du gode ideer, så skriv til bestyrelsen.
4: Arbejdsprogram for kommende år.
Sommerfest
Løvfaldstur, løvspringstur
Juletræstænding
Halloween-tur
Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
Plus hvad borgere i byen melder ind med
6: Vandreture
Anders arrangerer løvfaldsturen, som fra nu af ligger fast sidste søndag i Oktober.
8. Konstituering af bestyrelsen
Bestyrelsen skal efter generalforsamlingen konstituere sig selv. Posterne fordeles således:
Formand: Anders
Næstformand: Martin
Kasserer: Bo
Bestyrelsesmedlem: Jytte
Bestyrelsesmedlem: Morten
Suppleant: Susanne
9: Næste møde
Næste bestyrelsesmøde afholdes 5. November kl. 19.
10: Eventuelt
Jytte vil snakke med Malene Feist Andersen (det ny hus på Ørby stien) om at blive suppleant.
Referat fra Bestyrelsesmøde 27/07-2020 kl. 19:30 hos Anders
Fremmødte: Bo, Morten, Martin, Anders
Afbud: Henrik, Karoline, Susanne
Referant: Anders
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Referatet er godkendt
2. Generalforsamling 30/07-2020
Praktisk borde/stole
Anders snakker med Torben om en plan B under presenning i Torbens have hvis det regner.
Forslag om Årshjul fra Annette. Bestyrelsen syntes det er et godt forslag som bør drøftes på Generalforsamlingen på torsdag for at få alle fremmødtes mening.
Anders skriver et forslag til bestyrelsens beretning.
Fremlæggelse af regnskab. Bo kan ikke deltage, men Regnskabet er revisor revideret og afsluttet pr 31/12-2019 uden kommentarer. Regnskabsår 2020 er sidste år med afskrivninger. Udgifter i 2020 er penge til skur (filser, træ). Økonomien er sund.
Der er nu en lejekontrakt for telt-udlejning, kr 200 pr telt for en weekend. Kr 500 depositum.
– Fastsættelse af kontingent og indmeldelsesgebyr
Bestyrelsen anbefaler at vi fortsætter med kr. 50,- pr år.
– Valg til bestyrelsen
Vi har desværre modtaget besked fra Karoline og Henrik om at de ønsker at udtræde af bestyrelsen grundet øget arbejdspres for begges vedkommende. Bestyrelsen ønsker at takke begge medlemmer for deres indsats for Ørby.
Anders vil spørge Henrik om han kan lokkes til at fortsætte som Webmaster for hjemmesiden.
Morten skriver på FaceBook om bestyrelsesposter på valg til Generalforsamlingen.
– Valg af intern revisor (Annette genopstiller vist)
– Eventuelt (her snakkes Årshjul)
3: Skur på festpladsen
Færdigt!
4: Flere medlemmer
Vi er i dag 56 betalende medlemmer. Vi laver en kampagne omkring Medio November hvor der alligevel skal betales til næste år, og forsøger at få nye med.
5: Arbejdsprogram for kommende år.
Bestyrelsen er enige om at fortsætte med de traditionelle aktiviteter:
Sommerfest
Løvfaldstur, løvspringstur
Juletræstænding
Halloween-tur
Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
Plus hvad borgere i byen melder ind med
6: Sommerfest
Aflyst for 2020, genoptages i 2021.
8: Vandreture
Anders laver en løvfaldstur. Fast dato for løvfaldsture fremover sættes hermed til sidste søndag i Oktober (årshjul) :-).
10: Kontakt til andre foreninger
Vi har fortsat rigeligt at se til lige nu, så vi udsætter dette punkt og tager det op på næste møde.
12: Næste møde
Bedste dage for bestyrelsen er i øjeblikket tirsdage og torsdage. Næste møde, forhåbentligt med 2 nye bestyrelsesmedlemmer vil være 13. August 2020.
Eventuelt
Tak for godt møde og hyggelig stemning som altid 🙂
Referat fra virtuelt bestyrelsesmøde i Ørby Bylaug31. Marts 2020 kl. 19:00 online på Teams
Fremmødt: Susanne, Karoline, Martin, Morten, Bo, Anders
Afbud: Henrik
Referat: Anders Trolle
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Ingen kommentarer
2: Generalforsamling
Vi beslutter at indkalde til Generalforsamling 28. Maj 2020 kl. 19-21. Det er omtrent så langt fremme som den lovligt kan være i forhold til vedtægterne, måske kan vi afholde den fysisk til den tid. Hvis det til den tid stadig ikke er anbefalet at samles fysisk, udsætter vi den nok til senere.
Anders skriver udkast til indkaldelse og rundsender til godkendelse.
3: Skur på festpladsen
Bo beretter at Jacob fra nr 11 har gravet ud. Torben har fliser vi må få til at lægge.
Anders henter flisegrus i trailer, måske lørdag. Morten og Martin hjælper til med aflæsning og fordeling.
4: Arbejdsprogram for kommende år.
- Sommerfest
- Løvfaldstur, løvspringstur
- Juletræstænding
- Halloween-tur
- Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
- Plus hvad borgere i byen melder ind med
5: Sommerfest
Vi kender ikke status for forsamlinger i DK endnu. Vi kigger på situationen til næste møde. Dog har Susanne et forslag under næste punkt.
6: Vandreture
Susanne har et forslag om en fælles sejltur på Arresø. Vi kender ikke status for forsamlinger i DK endnu. Vi kigger på situationen til næste møde. Måske stor udflugt med båd og picnic på land, som alternativ til Sommerfest. God stemning om forslaget.
7: Kontakt til andre foreninger
Udskydes til næste møde
8: Frændekilde
Udskydes til næste møde. Vi har brug for klare udmeldinger og hjælp fra Kim fra Frændekilde, ellers er det svært at gøre noget ifht samarbejdet.
9: Næste møde
Anders laver Doodle om de første par uger i Maj, dato vedtages derefter.
10: Eventuelt
Morten fortalte om mulighed for tilskud fra Musik i Lejet, det blev givet forslag om at søge til f.eks skur og bådtur.
Referat fra Bestyrelsesmøde 8. Oktober 2019 kl. 19:00 hos Anders
Fremmødte: Bo, Sus, Henrik, Karoline, Martin, Anders
Afbud: Morten
Referant: Anders
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Referatet er godkendt
2: Skur på festpladsen
Henrik har skrevet dokumentet om tilsagn til at vi bygger skur på op til 15 m2 på pladsen, Karoline går rundt og indsamler underskrifter fra alle.
Efter underskrifterne er i hus, sender Bo et forslag rundt i bestyrelsen, med skure omkring 12 m2. Vi vedtager skur modellen via e-mail, indkøbes når vi har underskrifter.
Karoline spørger Torben og Torben om de er friske på at hjælpe med at opføre skuret.
3: Flere medlemmer
Vi har sat ny rekord, vi er i dag 50 betalende medlemmer. Vi beslutter at fortsætte brochure uddelingen til foråret, inden generalforsamlingen. Punktet lukkes.
4: Arbejdsprogram for kommende år.
Bestyrelsen er enige om at fortsætte med de traditionelle aktiviteter:
- Sommerfest
- Løvfaldstur, løvspringstur
- Juletræstænding
- Halloween-tur
- Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
- Plus hvad borgere i byen melder ind med
5: Sommerfest
Anders sender besked ud omkring Februar, om der er folk i Ørby som vil arbejde for sommerfesten. Vi vil gerne have flere frivillige end i år.
6: Vandreture
Anders laver en tur 10. November. Detaljer følger.
7: Kontakt til andre foreninger
Vi har fortsat rigeligt at se til lige nu, så vi udsætter dette punkt og tager det op på næste møde.
8: Frændekilde
Karoline og Sus har snakket med Frændekilde. Vi forelægger Kim fra Frændekilde datoen for vores næste bestyrelsesmøde og spørger om vi må holde det på Frændekilde. Så kan Kim deltage på et enkelt punkt på dagsordenen, som skal handle om hvilke muligheder han ser.
9: Næste møde
Følgende dage er dårlige for bestyrelsen, og disse undgås så vidt muligt: Weekender, fredage, mandage, onsdage, torsdage. Anders laver en Doodle i November.
Eventuelt
Susanne gentager den faste slut-replik: GodNat!!!
Referat fra Bestyrelsesmøde 18. juni 2019
kl. 19:30 hos Anders
Fremmødte: Bo, Sus, Henrik, Karoline, Martin, Anders,
Afbud: Morten
Referant: Ander
1 Gennemgang af referat fra sidste møde
Referatet er godkendt
2 Køb af telt
Anders og Bo ordner handlen med telt/pavilion når de mødes omkring regnskab.
3 Skur på festpladsen
Vi arbejder for at få alle beboeres accept til at sætte et haveskur på pladsen, til opbevaringen af bylaugets ting. Henrik har tilbudt at være tovholder på at få godkendelserne på plads samt indkøbt og opsat skur.
4 Flere medlemmer
Henrik har nået en fantastisk masse ting. Har lavet og fået feedback på brochure. Hjemmesiden er flot og godt på vej med indhold. Henrik efterspørger flere billeder med aktivitet, gerne med natur og børn.
5 Arbejdsprogram for kommende år.
Bestyrelsen er enige om at fortsætte med de traditionelle aktiviteter:
● Sommerfest – arrangørene er i fuld gang
● Løvfaldstur, løvspringstur
● Juletræstænding
● Halloween-tur
● Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
● Plus hvad borgere i byen melder ind med
6 Sommerfest
Bestyrelsen havde en lang snak om afholdelsen. Det endte med enighed om at holde festen på festpladsen som traditionelt d. 24. August. Den fortsatte koordinering af festen fortsætter via mail og møder i
festudvalget.
7 Flyt af ting i Roars lade
Torsdag aften mødes Martin, Bo, Henrik og Anders (plus gerne et par stykker mere), hvis Roar er hjemme. Vi placerer udstyret i Henriks garage.
8 Vandreture
Bylaget vil gerne lave tradition for et par årlige vandreture. Susanne har meldt sig til at arrangere næste tur i et barnevognsvenligt
terræn.
9 Databeskyttelse
Henriks forslag er godt og enstemmigt vedtaget. Det findes nu på hjemmesiden. Punktet lukkes.
10 Kontakt til andre foreninger
Vi har rigeligt at se til lige nu, så vi udsætter dette punkt og tager det op på næste møde.
11 Frændekilde
Karoline og Sus har snakket med Frændekilde, som meget gerne vil lave
aktiviteter med alle os i landsbyen. Karoline og Sus følger op, og snakker om et møde med bestyrelsen og eventuelt muligheden for en landsby fest på et andet tidspunkt af året.
11 Facebook gruppe
Bestyrelsen opretter egen facebook gruppe for selv at have styr på medlemmer samt åbne for lokalt erhvervsliv. Anders skriver tekst til medlemmerne.
12 Næste møde
Følgende dage er dårlige for bestyrelsen, og disse undgås så vidt muligt: Weekender, fredage, mandage, onsdage. Anders laver en Doodle i September
Eventuelt
Susanne siger: GodNat!!!
Referat fra bestyrelsesmøde d. 6. juni 2018
Referat fra Bestyrelsesmøde 06-JUN-2019 kl. 19:00 hos Anders
Fremmødte: Bo, Sus, Henrik, Karoline, Martin, Morten, Anders
Referant: Anders
Da dette er første bestyrelsesmøde, startede bestyrelsesmedlemmerne med at præsentere sig selv.
1. Gennemgang af referat fra sidste møde
Da dette er første møde i den ny bestyrelse, blev sidste referat fra den tidligere bestyrelse gennemgået. Der var forholdsvist få punkter. Aktive punkter flettes ind i nedenstående.
2: Køb af telt
Det ene (ud af 4) telte i bylauget er nedslidt og fungerer dårligt. Bestyrelsen beslutter at købe en let brugt telt pavilion af Bo for kr. 1000,-
3: Skur på festpladsen
Vi godkender køb af skur. Karoline håndterer med Torben at indkøbe skuret, vi skal dog have skriftlig godkendelse fra de relevante grundejere til at opstille skuret. Dette håndterer Karoline også med Torben.
4: Flere medlemmer
Alle er enige om at vi skal have flere medlemmer ind i foreningen. I første omgang skal vi have hjemmesiden genopfrisket og opdateret – dernæst skal vi have lavet en ny version af vores folder. Henrik melder sig frivilligt til at stå for hjemmeside og folder. Anders sender login-oplysninger til websites.
Vi har en eksisterende mail-gruppe til alle gamle medlemmer, som vi vil bruge til at udsende “happy news”, Karoline kommer med oplæg efter behov.
5: Arbejdsprogram for kommende år.
Bestyresen er enige om at fortsætte med de traditionelle aktiviteter:
- Sommerfest
- Løvfaldstur, løvspringstur
- Juletræstænding
- Halloween-tur
- Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
- Plus hvad borgere i byen melder ind med
6: Sommerfest
Alle er enige om at sommerfesten er vores store samlingspunkt på året. Susanne melder sig frivilligt som ansvarlig for at etablere et festudvalg. Louise er med på holdet.
7: Vandreture
Bylaget vil gerne lave tradition for et par årlige vandreture. Susanne har meldt sig til at arrangere næste tur i et barnevogns-venligt terræn.
8: Databeskyttelse
Vi er ved lov pålagt at definere hvordan vi behandler personfølsomme oplysninger i foreningen. Henrik har en formulering for overholdelse af GDPR fra en anden forening, som vi regner med at kunne bruge. Henrik står for at skrive en tekst som skal vises på hjemmesiden.
9: Kontakt til andre foreninger
Vi har rigeligt at se til lige nu, så vi udsætter dette punkt og tager det op på næste møde.
10: Frændekilde
Bestytrelsen er enige om, at samarbejdsformen og kommunikationen med Frændekilde kan styrkes og ønsker at afsøge mulighederne. Sus og Karoline tager kontakt til Kim fra Frændekilde og hører hvilke tanker han har ifht Ørbyborgerne og Bylauget.
11: Facebook gruppe
Bestyrelsen ønsker en lukket Facebook gruppe til alle beboere i Ørby hvor bestyrelsen selv definerer retningslinjerne. Anders snakker med Annelise om hvorvidt det er muligt for Ørby Bylaug at overtage Ørby Netværk gruppen. Hvis ikke Annelise ønsker at overdrage gruppen til Ørby Bylaug, starter bestyrelsen en ny gruppe fra bunden af.
12: Konstituering af bestyrelsen
På Generalforsamlingen blev Anders valgt som formand og Bo som kasserer og bestyrelsen skal nu konstituere en Næstformand. Karoline stillede op til posten og blev enstemmigt valgt.
13: Næste møde
Følgende dage er dårlige for bestyrelsen, og disse undgås så vidt muligt: Weekender, fredage, mandage, onsdage.
Anders laver en Doodle, og vi vil vælge en dato hen mod slutningen af denne måned, hvor flest mulige kan deltage.
Bestyrelsesmøde 4/2 2019
Til stede: Torben, Anders, Roar, Martin og Morten, Rita
Status 2018:
– Aktiviteter
De sociale arrangementer som vi holdte, var rigtig gode. Der manglede dog aktivitet i forhold til at skaffe nye medlemmer.
– Bestyrelsens arbejde
Intet kontingent er opkrævet. Vi har ikke en fungerende kasserer, bestyrelsen vil derfor konstituere en ny kasserer ind.
Bestyrelsen overholder sine møder med godt fremmøde.
– Medlemmer
Vi har pr. d.d. 21 betalende medlemmer. Der skal indkræves kontingent.
Regnskab 2018
Bestyrelsen gennemgik regnskabet som formanden fremlagde. Enkelte spørgsmål om betalinger blev afklaret. Året 2018 kørte næsten rundt, der var et underskud på kr. 294,71 hvilket bestyrelsen er enige om er ganske fint. Hvis vi havde styr på kontingent-opkrævning havde der været overskud. Egenkapitalen er kr. 16.181,22 ultimo samme år.
Bestyrelsen godkender regnskabet enstemmigt.
Hjertestarter
Bestyrelsen støtter Leif’s indsamling i Hjerteforeningen d. 28. April 2019 og vil arbejde for at vi opnår 15 ruter og dermed får en gratis hjertestarter.
Bestyrelsen sender ligeledes en ansøgning om en gratis hjertestarter.
Engagement lokalråd, kommune etc. Bestyrelsen har diskuteret medlemsskab og deltagelse i lokalrådene. Medlemmerne af bestyrelsen ønsker ikke selv at deltage i disse lokalråd. Interesserede medlemmer af Ørby Bylaug kan henvende sig til bestyrelsen og få mandat til at deltage i disse lokalråd på vegne af Bylauget.
Planer og aktiviteter 2019 Det er 10 års jubilæum for Byfesten og det skal fejres. Torben foreslår fyrværkeri og Boney M – den øvrige bestyrelse stiller sig tvivlende. Sommerfesten aftales til Lørdag d. 31. August. Opstartsmøde sker på Generalforsamlingen.
Hvis Frændekilde ønsker at afholde Fastelavnsfest, støtter Ørby Bylaug helt op om denne aktivitet.
Det foreslås at iværksætte kulturelle aktiviteter med Frændekilde som ramme, og bestyrelsen vil søge midler til dette. Morten er tovholder på dette initiativ.
Løvspringstur: 26. Maj. Anders er ansvarlig.
Loppemarkeder: Torben er tovholder og planlægger disse.
Juletræstænding er som altid 2. søndag i December (8. December). Juletræs-hentning hos Wiirmandsgården 7. December.
Diverse
Telte: bestyrelsen er enige om at indkøbe et nyt telt.