Referat fra Bestyrelsesmøde 18. juni 2019

kl. 19:30 hos Anders
Fremmødte: Bo, Sus, Henrik, Karoline, Martin, Anders,
Afbud: Morten
Referant: Ander

1 Gennemgang af referat fra sidste møde
Referatet er godkendt

2 Køb af telt
Anders og Bo ordner handlen med telt/pavilion når de mødes omkring regnskab.

3 Skur på festpladsen
Vi arbejder for at få alle beboeres accept til at sætte et haveskur på pladsen, til opbevaringen af bylaugets ting. Henrik har tilbudt at være tovholder på at få godkendelserne på plads samt indkøbt og opsat skur.

4 Flere medlemmer
Henrik har nået en fantastisk masse ting. Har lavet og fået feedback på brochure. Hjemmesiden er flot og godt på vej med indhold. Henrik efterspørger flere billeder med aktivitet, gerne med natur og børn.

5 Arbejdsprogram for kommende år.
Bestyrelsen er enige om at fortsætte med de traditionelle aktiviteter:
● Sommerfest – arrangørene er i fuld gang
● Løvfaldstur, løvspringstur
● Juletræstænding
● Halloween-tur
● Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
● Plus hvad borgere i byen melder ind med

6 Sommerfest
Bestyrelsen havde en lang snak om afholdelsen. Det endte med enighed om at holde festen på festpladsen som traditionelt d. 24. August. Den fortsatte koordinering af festen fortsætter via mail og møder i
festudvalget.


7 Flyt af ting i Roars lade
Torsdag aften mødes Martin, Bo, Henrik og Anders (plus gerne et par stykker mere), hvis Roar er hjemme. Vi placerer udstyret i Henriks garage.

8 Vandreture
Bylaget vil gerne lave tradition for et par årlige vandreture. Susanne har meldt sig til at arrangere næste tur i et barnevognsvenligt
terræn.

9 Databeskyttelse
Henriks forslag er godt og enstemmigt vedtaget. Det findes nu på hjemmesiden. Punktet lukkes.

10 Kontakt til andre foreninger
Vi har rigeligt at se til lige nu, så vi udsætter dette punkt og tager det op på næste møde.

11 Frændekilde
Karoline og Sus har snakket med Frændekilde, som meget gerne vil lave
aktiviteter med alle os i landsbyen. Karoline og Sus følger op, og snakker om et møde med bestyrelsen og eventuelt muligheden for en landsby fest på et andet tidspunkt af året.

11 Facebook gruppe
Bestyrelsen opretter egen facebook gruppe for selv at have styr på medlemmer samt åbne for lokalt erhvervsliv. Anders skriver tekst til medlemmerne.

12 Næste møde
Følgende dage er dårlige for bestyrelsen, og disse undgås så vidt muligt: Weekender, fredage, mandage, onsdage. Anders laver en Doodle i September

Eventuelt
Susanne siger: GodNat!!!


Referat fra bestyrelsesmøde d. 6. juni 2018

Referat fra Bestyrelsesmøde 06-JUN-2019 kl. 19:00 hos Anders

Fremmødte:  Bo, Sus, Henrik, Karoline, Martin, Morten, Anders

Referant: Anders

Da dette er første bestyrelsesmøde, startede bestyrelsesmedlemmerne med at præsentere sig selv.

1. Gennemgang af referat fra sidste møde

Da dette er første møde i den ny bestyrelse, blev sidste referat fra den tidligere bestyrelse gennemgået. Der var forholdsvist få punkter. Aktive punkter flettes ind i nedenstående.

2: Køb af telt

Det ene (ud af 4) telte i bylauget er nedslidt og fungerer dårligt. Bestyrelsen beslutter at købe en let brugt telt pavilion af Bo for kr. 1000,-

3: Skur på festpladsen

Vi godkender køb af skur. Karoline håndterer med Torben at indkøbe skuret, vi skal dog have skriftlig godkendelse fra de relevante grundejere til at opstille skuret. Dette håndterer Karoline også med Torben.

4: Flere medlemmer

Alle er enige om at vi skal have flere medlemmer ind i foreningen. I første omgang skal vi have hjemmesiden genopfrisket og opdateret – dernæst skal vi have lavet en ny version af vores folder. Henrik melder sig frivilligt til at stå for hjemmeside og folder. Anders sender login-oplysninger til websites.

Vi har en eksisterende mail-gruppe til alle gamle medlemmer, som vi vil bruge til at udsende “happy news”, Karoline kommer med oplæg efter behov.

5: Arbejdsprogram for kommende år.

Bestyresen er enige om at fortsætte med de traditionelle aktiviteter:

  • Sommerfest
  • Løvfaldstur, løvspringstur
  • Juletræstænding
  • Halloween-tur
  • Loppemarkeder (Karoline er tovholder ifht Torben som gerne vil arrangere dem)
  • Plus hvad borgere i byen melder ind med

6: Sommerfest

Alle er enige om at sommerfesten er vores store samlingspunkt på året. Susanne melder sig frivilligt som ansvarlig for at etablere et festudvalg. Louise er med på holdet.

7: Vandreture

Bylaget vil gerne lave tradition for et par årlige vandreture.  Susanne har meldt sig til at arrangere næste tur i et barnevogns-venligt terræn.

8: Databeskyttelse

Vi er ved lov pålagt at definere hvordan vi behandler personfølsomme oplysninger i foreningen. Henrik har en  formulering for overholdelse af GDPR fra en anden forening, som vi regner med at kunne bruge. Henrik står for at skrive en tekst som skal vises på hjemmesiden.

9: Kontakt til andre foreninger

Vi har rigeligt at se til lige nu, så vi udsætter dette punkt og tager det op på næste møde.

10: Frændekilde

Bestytrelsen er enige om, at samarbejdsformen og kommunikationen med Frændekilde kan styrkes og ønsker at afsøge mulighederne. Sus og Karoline tager kontakt til Kim fra Frændekilde og hører hvilke tanker han har ifht Ørbyborgerne og Bylauget.

11: Facebook gruppe

Bestyrelsen ønsker en lukket Facebook gruppe til alle beboere i Ørby hvor bestyrelsen selv definerer retningslinjerne. Anders snakker med Annelise om hvorvidt det er muligt for Ørby Bylaug at overtage Ørby Netværk gruppen. Hvis ikke Annelise ønsker at overdrage gruppen til Ørby Bylaug, starter bestyrelsen en ny gruppe fra bunden af.

12: Konstituering af bestyrelsen

På Generalforsamlingen blev Anders valgt som formand og Bo som kasserer og bestyrelsen skal nu konstituere en Næstformand. Karoline stillede op til posten og blev enstemmigt valgt.

13: Næste møde

Følgende dage er dårlige for bestyrelsen, og disse undgås så vidt muligt: Weekender, fredage, mandage, onsdage.

Anders laver en Doodle, og vi vil vælge en dato hen mod slutningen af denne måned, hvor flest mulige kan deltage.


Bestyrelsesmøde 4/2 2019

Til stede:  Torben, Anders, Roar, Martin og Morten, Rita

Status 2018:

 – Aktiviteter
De sociale arrangementer som vi holdte, var rigtig gode. Der manglede dog aktivitet i forhold til at skaffe nye medlemmer.

 – Bestyrelsens arbejde
Intet kontingent er opkrævet. Vi har ikke en fungerende kasserer, bestyrelsen vil derfor konstituere en ny kasserer ind.

Bestyrelsen overholder sine møder med godt fremmøde.

– Medlemmer
Vi har pr. d.d. 21 betalende medlemmer. Der skal indkræves kontingent.

Regnskab 2018 

Bestyrelsen gennemgik regnskabet som formanden fremlagde. Enkelte spørgsmål om betalinger blev afklaret. Året 2018 kørte næsten rundt, der var et underskud på  kr. 294,71 hvilket bestyrelsen er enige om er ganske fint. Hvis vi havde styr på kontingent-opkrævning havde der været overskud. Egenkapitalen er kr. 16.181,22 ultimo samme år.

Bestyrelsen godkender regnskabet enstemmigt.

Hjertestarter 

Bestyrelsen støtter Leif’s indsamling i Hjerteforeningen d. 28. April 2019 og vil arbejde for at vi opnår 15 ruter og dermed får en gratis hjertestarter.

Bestyrelsen sender ligeledes en ansøgning om en gratis hjertestarter.

Engagement lokalråd, kommune etc. Bestyrelsen har diskuteret medlemsskab og deltagelse i lokalrådene. Medlemmerne af bestyrelsen ønsker ikke selv at deltage i disse lokalråd. Interesserede medlemmer af Ørby Bylaug kan henvende sig til bestyrelsen og få mandat til at deltage i disse lokalråd på vegne af Bylauget.

Planer og aktiviteter 2019 Det er 10 års jubilæum for Byfesten og det skal fejres. Torben foreslår fyrværkeri og Boney M – den øvrige bestyrelse stiller sig tvivlende. Sommerfesten aftales til Lørdag d. 31. August. Opstartsmøde sker på Generalforsamlingen.

Hvis Frændekilde ønsker at afholde Fastelavnsfest, støtter Ørby Bylaug helt op om denne aktivitet.

Det foreslås at iværksætte kulturelle aktiviteter med Frændekilde som ramme, og bestyrelsen vil søge midler til dette. Morten er tovholder på dette initiativ.

Løvspringstur: 26. Maj. Anders er ansvarlig.

Loppemarkeder: Torben er tovholder og planlægger disse.

Juletræstænding er som altid 2. søndag i December (8. December). Juletræs-hentning hos Wiirmandsgården 7. December.

Diverse

Telte: bestyrelsen er enige om at indkøbe et nyt telt.